“Waan je niet te veel als een kind in de snoepwinkel”

Hoe geeft een CFO of concerncontroller de digitale transformatie vorm? Begint de transformatie simpelweg met het verminderen van handmatige en repetitieve taken of heeft hij of zij eerst een digitale strategie nodig? Die vragen stonden centraal in een ronde tafel bijeenkomst die Executive Finance samen met Docusign organiseerde.

Eén van de CFO’s is net bezig met een intern fusietraject. “Daarbij worden meerdere bedrijven één geheel. Als ik dan kijk naar het onderwerp digitalisering, dan kan ik op dit moment mijn lol op. Interne klanten moeten met dashboards met stuurinformatie bediend worden en tegelijkertijd zijn we aan het experimenteren met het digitaal ondersteunen van onze dienstverlening. Daar bovenop speelt dat we in onze financiële kolom operational excellence proberen te bereiken. Met onder andere ook de inzet van robotic process automation en e-facturatie.” Een andere CFO beweegt van een project naar een platformorganisatie. “Inclusief een internationaliseringsslag. We hebben eerst ERP in de cloud geïmplementeerd en nu stomen we door naar onze financiële systemen. Daarmee maken we grote stappen in onze digitale volwassenheid. Doordat we straks als hele organisatie op één platform zitten, kunnen we Straight Through Processing doorvoeren. Waarbij het hele proces, van leads naar verkoop en contracten, in één systeem zit.”

Alle data op één platform

Daarbij komen alle data beschikbaar op één platform en dat maakt het ook mogelijk om voorspellende analyses te maken. Zo ver zijn lang niet alle organisaties, constateert een andere deelnemer die ervaring heeft met interim-opdrachten. “Met name in het mkb benutten ze de kracht van ERP-systemen nog lang niet ten volle. Vaak willen ze wel stappen maken in de stuurinformatie en op basis van de aanwezige gegevens beslissingen kunnen nemen. Compleet met dashboarding.” Maar ook dat vraagt om een basis die op orde is. “Dat terwijl veel ondernemingen nog helemaal niet zo ver zijn en meerdere bronsystemen hebben die niet altijd met elkaar praten.” Harmonisatie is dan het toverwoord, constateert een andere CFO. “Handmatig datavalidatie en databeheer in bijvoorbeeld spreadsheets is erg foutgevoelig. Je moet die data van verschillende bronnen dus in één workflowsysteem zien te krijgen. Dat is ook nodig omdat je de dashboarding zelf wilt kunnen automatiseren. Bijvoorbeeld financials of business managers moeten zelf hun rapportages kunnen samenstellen en daarmee kunnen spelen. Dat kan niet als je achter je dashboard meerdere systemen of spreadsheets hebt hangen.”

Volwaardige functies

Het fusiebedrijf fuseert ook om op stafniveau volwaardige functies in informatiemanagement te creëren. “Iets dat de afzonderlijke delen niet alleen zouden kunnen realiseren. Nu doen medewerkers bij de afzonderlijke bedrijven een digitaliseringsproject, bijvoorbeeld in business intelligence, er maar even bij. Dat kan op een gegeven moment niet meer omdat je daar te gespecialiseerde kennis voor nodig hebt. Die kennis is overigens ook niet zo makkelijk voor handen, nu de arbeidsmarkt zo krap is.” Eén van de CFO’s is net bezig met de implementatie van een ERP-pakket. “De voorbereidingen daarvoor zijn bijna afgerond. We hebben daarvoor ons licht opgestoken bij collega-bedrijven in onze branche. Wat ik daaruit meeneem, is dat je moet proberen binnen de standaard van het pakket te blijven. Want daarmee heb je ook het meeste profijt van je standaardisatie. Daarbij komt dat je de scope van het ICT-project van tevoren strak moet afbakenen en je er tijdens de implementatie ook aan moet houden. Waan je niet te veel het kind in de snoepwinkel van mogelijkheden.”

“Met name in het mkb benutten ze de kracht van ERP-systemen nog lang niet ten volle.”

Eén big bang?

Ook speelt bij de CFO de vraag of ze met één big bang over gaan of dat ze dat stapsgewijs doen. “Daar zijn we nog niet uit. Maar wat we wel weten is dat we de financiële gegevens al vrij goed op orde hebben. Maar we willen ook duurzaamheidsdata in de systemen terecht laten komen. We worden namelijk veelvuldig bevraagd stakeholders op dit vlak. Daarom willen we ook die niet-financiële data makkelijk toegankelijk hebben. Bijvoorbeeld data over CO2 of over de assets die we hebben. Een controller is tegenwoordig niet alleen van de euro’s meer. Bij die niet-financiële data gelden dat we veel verschillende databronnen hebben die we bij elkaar moeten brengen voor rapportage of het ondersteunen van besluitvorming. Dat is nog een hele opgave. We willen namelijk ook daar toe naar één systeem. Ook om die foutgevoeligheid te voorkomen. Als het niet in één systeem zit dat dwingt om waarden in te vullen, ben je overgeleverd aan de discipline van individuele personen. Dat wil je niet.”

Afhankelijk

Eén van de CFO’s is afhankelijk van de data van veel verschillende leveranciers. Een deel is gevestigd in het buitenland. “Het is al jaren een uitdaging om die data in één platform bij elkaar te brengen. Ook omdat het zeer verschillende leveranciers zijn en wij die data beslist nodig hebben voor onze bedrijfsvoering. In Europa heb je dan gelukkig nog wel wat standaarden voor die data-uitwisseling, maar buiten Europa is dat niet het geval. Veel van onze leveranciers werken met EDI (Eletronic Data Interchange, red.). Die informatie gaat ons ERP-systeem in en klanten bestellen ook via die weg. De ERP trekken we dan weer leeg met een business intelligence-tool en we kennen ook mooie dashboards. Maar daar zitten nog niet de duurzaamheidsdata in. We kunnen de informatievoorziening door leveranciers zelf niet in de keten afdwingen. Zo groot zijn we als bedrijf nu ook weer niet.”

Continu updates

De CFO’s constateerden dat blockchain nog een brug te ver voor ze is. Het aantal bruikbare toepassingen is volgens hen nog op één hand te tellen. “Dat maakt het niet een minder interessante technologie. Het is een technologie die die voor de toekomst potentie kan hebben.” Met name het deel van de smart contracts, waar er automatisch een betaling de deur uit gaat als aan alle leveringsvoorwaarden is voldaan. “Dat valt eigenlijk onder het automatiseren van manuele taken.” Het gesprek komt op het kiezen voor future proof-systemen. In hoeverre kun je voorzien dat met een systeem de komende jaren goed zit? Dat blijkt lastig. Maar tegenwoordig zijn met name cloudsystemen zo gemaakt dat blokken aan en af zijn te schakelen en de gebruikers continu updates krijgen.

“Blockchain is een technologie die die voor de toekomst potentie kan hebben.”

Het blijft spannend

Eén van de CFO’s gaat wel met een big bang over naar het nieuwe ERP-cloudpakket. “Dat is spannend. Dat zit in de vraag of de datamigratie wel goed gaat, maar ook de adoptie van de nieuwe software. In hoeverre gaan medewerkers ermee aan de slag? Dat is helemaal een punt bij afdelingen die op zichzelf niet veel voordeel ervaren van de implementatie, waar wij als geheel bedrijf er ons voordeel mee kunnen doen. De implementatie kan met name daar gedoe opleveren, maar dat hoeft niet erg te zijn. Ik kan leven met gedoe als het niet te gek wordt en als de uitkomst maar acceptatie van het systeem is. Dat ondervangen we ook door medewerkers uit de business mee te laten doen in het project. Zij moeten zorgen dat ze hun achterbannen meenemen, maar daar heb je op voorhand geen zekerheid over. Terwijl ik als CFO natuurlijk wel heel graag grip op het project houd.”

Een adoptiemanager

Een CFO vertelt over zijn ervaringen met een adoptiemanager. “Die was aan boord bij het project en zat naast de projectmanager van de implementatie. Ik zat in het begin ook wat met mijn ogen te knipperen, maar diegene bleek zijn geld dubbel en dwars waard. De adoptiemanager hield zich alleen bezig met de communicatie rondom de implementatie. Die nam collega’s mee in het waarom van de implementatie, hoe het ervoor stond en welke vruchten we van het ERP-pakket konden plukken. Degene stond ook wat los van de implementatie zelf, want daar zijn toch meer inhoudelijke experts mee bezig. Die inhoudsdeskundigen hebben vaak ook minder tijd om zich met communicatie bezig te houden. De betrokkenheid van die adoptiemanager heeft ons een fijne en soepele ERP-implementatie gebracht. Ik kan het dan ook iedereen aanraden om zo’n functie te creëren. De adoptiemanager is eigenlijk het cement van zo’n project.”

Verandering stutten

Een andere CFO heeft ook oog voor het veranderingsproces. “We geven de digitale verandering nu nog vorm met betrokkenen bij een bepaald proces. Zij zijn aan boord om die processen in het ERP-pakket vorm te geven. Belangrijk is, als een proces eenmaal staat, hoe de overdracht naar de lijn eruit komt te zien. Zoals het er nu uitziet, gaan de key users hun achterband meenemen in hoe de processen zijn veranderd. Ik zie voor controllers een mooie rol weggelegd om de verandering van processen in hun managementteams uit te leggen. De financiële kolom kan mede stutten dat zo’n verandering ook daadwerkelijk tot stand komt.” Een andere deelnemer haakt aan: “Eigenlijk zou je eerst tot een unified way of working willen komen. Dus eerst processen veranderen en dan pas automatiseren. Dat kan lang niet in alle praktijkgevallen, maar dat zou wel het meest ideaal zijn.”

Visievorming

Een CFO is benieuwd naar hoe de visievorming op doorontwikkeling van ICT plaatsvindt. Een ander reageert: “We hebben een digitaal ambitieprogramma. Die hebben we met hulp van externe professionals samengesteld. Daarin staat de weg die we tot 2030 in technologisch opzicht willen afleggen. Uitgangspunt daarbij is hoe ICT bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelen van onze organisatie. Dat gaat intern over onder andere digital finance, HR en asset management en extern over het neerzetten van digitale producten en diensten.” Tot slot de vraag of een CFO alle technologieën kan overzien die voor hem of haar relevant zijn. “Dat aspect hoeft ook niet bij mij alleen te liggen”, reageert één van de deelnemers. “Daar hebben we een digitale werkgroep met deskundigen van de business en ICT voor. Die houden continu het speelveld voor ons in de gaten. Zij schetsen ons de vergezichten van wat relevant voor ons is en wat niet. Als CFO houd je dan de ROI van de investering in technologie in de gaten. Ik ervaar het als heel prettig om zo’n groep van vooruitgeschoven posten te hebben. Daar word je op het gebied van de toepassing van technologieën heel veel wijzer van.”

Volg Executive Finance op LinkedIn!