Volgens het CBS zijn er momenteel honderdduizend meer vacatures dan werkzoekenden. Veel organisaties hebben last van de krappe arbeidsmarkt. Ook is het, nu de banen voor het oprapen liggen, lastiger om uw huidige werknemers te behouden. En omdat vertrekkende medewerkers nu ook nog eens moeilijk te vervangen zijn, loopt de werkdruk steeds sneller op.
Bij veel organisaties groeit daarom de behoefte om (nog) efficiënter te werken om het tekort aan medewerkers zoveel mogelijk op te vangen. Een duurzame oplossing hiervoor is het automatiseren en digitaliseren van bedrijfsprocessen. Gedigitaliseerde bedrijfsprocessen zijn immers goedkoper, zorgen ervoor dat organisaties efficiënter werken en dat er evenveel (of meer) werkzaamheden kunnen worden verricht met minder personeel.
Gegevens automatisch overnemen
De ervaring leert echter dat veel organisaties nog met diverse losse systemen werken waaruit informatie handmatig moet worden overgenomen, samengevoegd, gecontroleerd en gecorrigeerd. Een eerste stap naar meer efficiency is het koppelen van losse systemen zodat gegevens automatisch worden overgenomen van het ene systeem naar het andere. Dit zorgt voor realtime inzicht en een hogere databetrouwbaarheid.
Wanneer realtime cijfers bovendien worden weergegeven op een zelf samengesteld dashboard, heeft iedereen in een oogopslag inzicht in de financiële gezondheid van de onderneming. Met behulp van zelf gedefinieerde prestatie-indicatoren (kpi’s) houdt u grip op de ondernemingsdoelstellingen en krijgt u een signaal als bepaalde waarden buiten de gestelde bandbreedte komen. Zo hoeft u zich alleen nog te richten op zaken die uw aandacht echt nodig hebben.
Een organisatie die ervoor kiest om te automatiseren en digitaliseren is bovendien een aantrekkelijke werkgever en kan haar goed opgeleide medewerkers beter behouden. Handmatige processen zijn immers vaak tijdrovende, geestdodende en foutgevoelige werkzaamheden. Door deze te automatiseren neemt de werkdruk af.
“Er zijn nog veel meer mogelijkheden als het gaat om automatisering en digitalisering.”
Nog veel meer mogelijkheden
Er zijn echter nog veel meer mogelijkheden als het gaat om automatisering en digitalisering. Neem bijvoorbeeld e-facturatie en het volledig automatiseren van het goedkeuringsproces van inkoopfacturen, declaraties en uren. Bij e-facturatie komen het factuurbedrag en andere gegevens altijd overeen met de verstuurde factuur. Er ontstaat dus nooit verwarring vanwege verkeerde gegevens.
Bovendien worden e-facturen rechtstreeks in het systeem van uw klant verwerkt, precies zoals u ze heeft aangemaakt. Facturen kunnen dus niet meer kwijtraken kunnen sneller betaalbaar worden gesteld. De ervaring leert dat organisaties die werken met e-facturatie geld sneller op hun rekening hebben met als resultaat een verbeterde cashflow en eenvoudiger debiteurenbeheer.
Altijd inzicht in de factuurstatus
Doordat de status van een e-factuur altijd inzichtelijk is met een soort track & trace, ziet u direct hoe zaken ervoor staan. Heeft de klant uw factuur niet ontvangen? U kunt direct opvolgen, indien nodig de debiteurgegevens updaten en de factuur nogmaals versturen. Is de factuur wel afgeleverd? Dan achterhaalt u in gesprek met de klant makkelijker de reden van een vertraagde betaling.
Goedkeuringsprocessen digitaliseren
Het automatiseren van goedkeuringsprocessen zorgt ook voor veel tijdsbesparing en minimaliseert het aantal menselijke fouten. Daarnaast verlopen processen veel efficiënter. U ziet in een oogopslag waar een factuur zich bevindt en wat de status ervan is. Hierdoor hoeft niet meer achterhaald te worden welke facturen er nog openstaan en waarom dat zo is. Op basis van gesprekken met klanten blijkt dat de tijdsbesparing voor inkomende facturen gemiddeld 40% is.
Natuurlijk bepaalt u zelf wie er een rol speelt bij het goedkeuringsproces. Deze personen ontvangen automatisch bericht zodra er een factuur klaarstaat waarvoor goedkeuring is vereist. Zorg dat een factuur op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag automatisch terechtkomt bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven.
Verbeter de liquiditeit van uw onderneming
Kortom: automatisering en digitalisering maken uw organisatie efficiënter, zorgen ervoor dat uw organisatie wordt gezien als een aantrekkelijkere werkgever en kunnen de liquiditeit van uw onderneming helpen verbeteren. Er is minder tijd, kapitaal en materiaal nodig om bedrijfsprocessen te ondersteunen.
Dit artikel is gesponsord door Visma Software.
