Door het niet in de balans opnemen van verplichtingen, activa en regelingen kan een onderneming het vermogen en resultaat er rooskleuriger doen uitzien. Daarom hebben de wetgever en de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) aangegeven welke informatie over niet in de balans opgenomen verplichtingen, activa en regelingen in de toelichting moeten worden vermeld. Hoe zit het ook alweer?
Ondernemingen moeten een actief in de balans verwerken, als:
- het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen aan de rechtspersoon zullen toevloeien; en
- het actief een kostprijs of waarde heeft waarvan de omvang op betrouwbare wijze kan worden vastgesteld.
Activa die hier niet aan voldoen, worden niet in de balans verwerkt.
E-learning Niet in de balans opgenomen verplichtingen
Om in de informatiebehoeften van het maatschappelijk verkeer te kunnen voorzien, moeten alle jaarrekeningen op een zoveel mogelijk identieke wijze worden opgesteld. De wetgever heeft dat erkend en heeft voorschriften gegeven die bij het opstellen van jaarrekeningen in acht moeten worden genomen. Aan de hand van vele voorbeelden en een cijfermatige uitwerking besteedt deze e-learning daar aandacht aan. Na het volgen van deze cursus bent u in staat om:
- Het belang van wet- en regelgeving voor de vergelijkbaarheid en transparantie van informatie in de jaarrekening met voorbeelden te motiveren.
- De gevolgen voor de presentatie van de financiële verhoudingen en resultaten van een onderneming door het niet in de balans opnemen van verplichtingen, activa en regelingen toe te lichten.
- De algemene activeringscriteria om een actief in de balans te verwerken te noemen.
- Onderscheid te maken in wanneer een verplichting, actief of regeling al dan niet in de balans moet worden verwerkt.
- De verschillende soorten niet in de balans opgenomen verplichtingen, activa en regelingen te onderscheiden en de daaraan gestelde informatie-eisen te benoemen.
- Vrijstellingen voor middelgrote en kleine rechtspersonen aan te geven.
- Belangrijke verschillen tussen de RJ en IFRS te benoemen.
>> Al abonnee? Bekijk de cursus hier op uw dashboard.
>> Nieuwsgierig? Bekijk de cursus hier in de catalogus.
Materiële vaste activa in bestelling
Ook materiële vaste activa in bestelling moeten niet in de balans worden verwerkt. Aangegane investeringsverplichtingen voldoen niet aan de definitie van een actief of een financiële verplichting, maar zijn aan te merken als niet-afgewikkelde overeenkomsten.
Eventuele vooruitbetalingen op deze activa worden onder de post ‘materiële vaste bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen op materiële vaste activa’ geactiveerd.
Zie ook: Stappenplan voor risicomanagement
Immateriële vaste activa
Aan het activeren van immateriële vaste activa, zoals goodwill, concessies, vergunningen en rechten van intellectuele eigendom en vooruitbetalingen worden vergelijkbare voorwaarden gesteld als aan het activeren van materiële vaste activa. Een immaterieel vast actief moet in de balans worden opgenomen, als:
- het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen die het actief in zich bergt, aan de rechtspersoon zullen toekomen; en
- de kosten van het actief betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Alleen immateriële vaste activa die niet aan de activeringscriteria voldoen of waarvan verkrijging of vervaardiging voor 1 januari 2001 plaatsvond hoeven niet in de balans te worden opgenomen. Dit omdat op die datum de huidige RJ 210 Immateriële vaste activa definitief is geworden. De overgangsregeling verbiedt namelijk het met terugwerkende kracht activeren van uitgaven die eerder als last zijn verantwoord.
Voorzieningen
Voorzieningen worden opgenomen tegen naar hun aard duidelijk omschreven verplichtingen die op de balansdatum als waarschijnlijk of als vaststaand worden beschouwd, maar waarvan niet bekend is in welke omvang of wanneer zij zullen ontstaan.
Door het woord ‘waarschijnlijk’ in de omschrijving op te nemen is het nog steeds mogelijk voorzieningen te vormen in verband met concrete risico’s. De wetgever heeft bewust gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Uit jurisprudentie blijkt dat van ‘waarschijnlijk’ kan worden gesproken bij een zekerheidsniveau tussen 50 en 95 procent dat uitstroom van middelen zal ontstaan.
Daarop in aanvulling kunnen voorzieningen worden opgenomen tegen uitgaven die in een volgend boekjaar zullen worden gedaan, voor zover het doen van de uitgaven zijn oorsprong mede voor het einde van het boekjaar vindt en de voorziening tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren strekt.
Niet in de balans opgenomen verplichtingen
Onder Schulden verantwoordt de rechtspersoon de per balansdatum bestaande en vaststaande verplichtingen, die gewoonlijk door betaling worden afgewikkeld. Schulden kunnen zowel financiële verplichtingen als overige verplichtingen zijn, die in geld worden afgewikkeld, zoals verplichtingen voortkomend uit wettelijke bepalingen.
Toelichten van niet in de balans opgenomen verplichtingen
In de toelichting worden onder niet uit de balans blijkende verplichtingen verplichtingen vermeld, die op grond van de daarop van toepassing zijnde voorschriften niet als schuld of voorziening in de balans kunnen worden opgenomen, maar wel voor vermelding in de jaarrekening in aanmerking komen. Niet in de balans opgenomen verplichtingen kunnen betrekking hebben op de volgende soorten verplichtingen:
a. voorwaardelijke verplichtingen;
b. niet verwerkte verplichtingen; en
c. meerjarige financiële verplichtingen.
Alle niet in de balans opgenomen verplichtingen moeten in de toelichting worden vermeld. Dus zowel de voorwaardelijke verplichtingen, de niet-verwerkte verplichtingen als de meerjarige financiële verplichtingen. Verder moeten ook alle door de rechtspersoon verstrekte garanties of aansprakelijkstellingen in de toelichting bij de jaarrekening worden vermeld.
De RJ stelt dat de aard van deze verplichtingen voor iedere categorie ervan in de toelichting kort moet worden beschreven. Tevens dient de rechtspersoon indien uitvoerbaar voor iedere categorie per balansdatum in de toelichting te geven:
a. een schatting van het financiële effect ervan;
b. een indicatie van de onzekerheden met betrekking tot het bedrag of het moment van de uitstroom; en
c. de mogelijkheid van enigerlei vergoeding (denk daarbij aan vergoedingen uit hoofde van verzekeringscontracten, vrijwaringsclausules in contracten of door leveranciers afgegeven garanties).
Deze informatie hoeft niet te worden gegeven als:
- het zeer onwaarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van deze verplichtingen middelen nodig zullen zijn;
- het verstrekken van (een deel van) de informatie (praktisch) niet uitvoerbaar is. Dit moet dan in de toelichting worden vermeld. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie die slechts tegen hoge kosten kan worden verzameld; en
- het vermelden van een of meer van de gegevens de positie van de rechtspersoon in een geschil ernstig schaadt. In die gevallen hoeft de rechtspersoon die informatie niet te verstrekken. Wel moet dan de algemene aard van het geschil worden vermeld. De RJ plaatst hier de kanttekening bij dat van deze vrijstelling alleen in zeer uitzonderlijke gevallen gebruik zal kunnen worden gemaakt.
Niet verwerkte verplichtingen
Op het moment dat het waarschijnlijk wordt dat voor een tot dat moment niet in de balans opgenomen verplichting een uitstroom van toekomstige economische voordelen noodzakelijk zal zijn, wordt een voorziening dan wel schuld in de jaarrekening verwerkt over de periode waarin die verandering van de waarschijnlijkheid zich voordoet. Dit tenzij er sprake is van de zeer uitzonderlijke omstandigheid dat er geen betrouwbare schatting van het bedrag van de voorziening of schuld kan worden gemaakt.
Als een uitstroom van middelen niet waarschijnlijk is of indien het bedrag van de verplichting – in zeer uitzonderlijke omstandigheden – niet betrouwbaar kan worden geschat, worden de verplichtingen niet in de balans opgenomen. De RJ duidt deze soort verplichtingen als ‘niet verwerkte verplichtingen’ aan. Als (een deel van) de te vermelden informatie niet wordt verstrekt, omdat dat niet uitvoerbaar is, moet dit worden vermeld.
Daarnaast noemt de RJ ten aanzien van enkele bijzondere categorieën nog aanvullende informatievereisten:
– het totaalbedrag aan langlopende verbintenissen om te betalen voor gebruiksrechten of andere rechten, die niet in de balans zijn opgenomen, moet in de toelichting worden vermeld. Daarbij moet afzonderlijk worden aangegeven welke totaalbedragen na een jaar en na vijf jaar vervallen;
– indien individuele verbintenissen door looptijd en/of door omvang van bijzondere betekenis zijn, moet in de toelichting worden meegedeeld wat de aard, het bedrag en de looptijd zijn;
– in de toelichting moet het totaalbedrag van de betalingen voor vaste activa waartoe de rechtspersoon zich verbonden heeft worden vermeld;
– in de toelichting moet het totaalbedrag aan verplichtingen uit in- en verkoopcontracten met betrekking tot de voorraden worden vermeld, als deze verplichtingen in verhouding tot de normale bedrijfsomvang een abnormaal grote afname- of leveringsplicht inhouden.
Er gelden geen vrijstellingen voor middelgrote rechtspersonen ten aanzien van niet in de balans opgenomen verplichtingen.
Niet in de balans opgenomen activa
De RJ rekent tot de niet in de balans opgenomen activa:
a. voorwaardelijke activa: mogelijke activa die voortkomen uit gebeurtenissen tot en met balansdatum waarvan het bestaan afhankelijk is van het zich in de toekomst al dan niet voordoen van een of meer onzekere gebeurtenissen, zonder dat de rechtspersoon daarop doorslaggevende invloed kan uitoefenen; en
b. niet-verwerkte activa: bestaande activa die voortkomen uit gebeurtenissen tot en met balansdatum, die echter niet worden verwerkt, omdat:
– de kostprijs ervan niet betrouwbaar kan worden vastgesteld; of
– het niet waarschijnlijk is dat uit deze activa in de toekomst economische voordelen naar de rechtspersoon zullen toevloeien.
Voorwaardelijke activa
De rechtspersoon moet in de toelichting vermelden tot welke voorwaardelijke activa de rechtspersoon is verbonden.
Als voorbeeld van een voorwaardelijk actief noemt de RJ een (mogelijke) vordering uit hoofde van de verkoop van een dochtermaatschappij onder de opschortende voorwaarde dat de verkoop alleen doorgaat wanneer deze niet in strijd is met antikartelbepalingen.
Niet-verwerkte activa worden op de balans opgenomen vanaf het moment dat aan de activeringscriteria wordt voldaan. Dat is dus het moment waarop:
– het waarschijnlijk is dat uit deze activa in de toekomst economische voordelen naar de rechtspersoon zullen toevloeien; en
– de kostprijs of waarde van de activa op betrouwbare wijze kan worden vastgesteld.
Niet geplande gebeurtenissen
Niet in de balans opgenomen activa komen gewoonlijk voort uit niet geplande of andere onverwachte gebeurtenissen die aanleiding geven tot de mogelijkheid dat economische voordelen naar de rechtspersoon zullen toevloeien. De belangrijkste reden om deze niet in de balans opgenomen activa niet te verwerken, is dat het opnemen van dergelijke activa ertoe zou kunnen leiden dat baten in de winst- en verliesrekening worden opgenomen die nooit zullen worden gerealiseerd. Uitsluitend indien de daaruit volgende bate vrijwel zeker (virtually certain) is, vindt verwerking in de jaarrekening plaats.
Op het moment dat het vrijwel zeker wordt dat uit niet in de balans opgenomen activa economische voordelen zullen voortvloeien, moeten de activa en de desbetreffende baten in de balans en de winst- en verliesrekening van de periode waarin die verandering plaatsvindt worden opgenomen.
Er gelden geen vrijstellingen voor middelgrote rechtspersonen ten aanzien van niet in de balans opgenomen activa. Kleine rechtspersonen hoeven in de toelichting de aard en de omvang van de niet-verwerkte activa niet te vermelden. Wel moeten kleine rechtspersonen de voorwaardelijke activa in de toelichting vermelden.
Niet in de balans opgenomen regelingen
De RJ gaat ook in op de overige in de toelichting op te nemen informatie over niet in de balans opgenomen regelingen (off-balance arrangements). Denk hierbij aan informatie die niet uit andere wettelijke bepalingen of richtlijnen naar voren komt, maar wel van belang is voor het inzicht in de financiële positie van de rechtspersoon. Dit gaat verder dan alleen de op te nemen verplichtingen en spreekt daarom over regelingen. Er kunnen ook rechten die de rechtspersoon heeft ontvangen worden bedoeld. In het algemeen is het zo dat hoe zwakker de financiële positie van de onderneming is, hoe meer aandacht er moet zijn voor dergelijke toelichtingen.
Middelgrote rechtspersonen hoeven alleen informatie over de aard en het zakelijk doel van niet in de balans opgenomen regelingen te geven. Zij zijn vrijgesteld van het geven van informatie over de financiële gevolgen van deze regelingen. Kleine rechtspersonen zijn geheel vrijgesteld van informatie-eisen met betrekking tot niet in de balans opgenomen regelingen.
Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft BV (www.backbv.nl)
Dit artikel is geactualiseerd op 23 december 2022.
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
