“Diversiteit maakt besluitvorming aantoonbaar beter”

Camilla Jensen is Chief Financial Officer bij het internationaal opererende CIC (voorheen Cambridge Innovation Center), dat ook een vestiging heeft in Rotterdam. Jensen spreekt meerdere talen en roept CFO’s op te vechten voor diversiteit. “Dat maakt de besluitvorming beter.”

Voordat Jensen bij CIC aan de slag ging, leidde ze als finance executive verschillende strategische initiatieven bij Marriott International. “Mijn functie bij Marriott was zeer divers en internationaal, waarbij ik betrokken was bij verschillende projecten. Van rebranding en herpositionering van hotels tot het uitwerken van verzekeringen voor als onze hotels die door orkanen werden beschadigd. Toen de coronacrisis uitbrak, moesten we ons richten op kostenbesparing en credit management, maar moesten we helaas ook enkele hotels tijdelijk sluiten. Cashmanagement is dan cruciaal om door een crisis heen te komen.”

“Cashmanagement is dan om door een crisis heen te komen.”

Innovatie bevorderen

Begin 2022 maakte Jensen de overstap naar CIC, een bedrijf dat internationaal flexibele kantoorruimte aanbiedt, maar ook een plek wil creëren waar ondernemers kunnen innoveren, netwerken en samenwerken met branchegenoten. De overstap was een logische voor haar. “Het businessmodel van CIC is ook internationaal en gericht op het verhuren van ruimtes. Het verschil is dat we bij CIC niet alleen de kantoorruimtes aanbieden, maar ook een werkomgeving die innovatie, creativiteit en het delen van ideeën over de sectoren heen bevordert. Sinds 2016 exploiteren we de campus van CIC in Rotterdam, onze eerste Europese innovatiehub.” Bij CIC richt Jensen zich vooral op het uitbouwen van de capaciteiten van de financiële afdeling. Dat met nieuwe technologie en best practices. “Hier gaat het om het neerzetten van de financiële structuur om de groei te ondersteunen. We gaan bijvoorbeeld over op een ERP-pakket, Oracle Netsuite, en proberen naast de boekhoudkundige rol ook financial control en business control neer te zetten.”

Corporate multinational

Zo’n structuur was al gemeengoed bij Marriott. “Marriott was ook een grote, corporate multinational waar de financiële functie in de loop der tijd goed was georganiseerd. Het was een belangrijke strategische functie die niet alleen ging over rapporteren, maar ook over het adviseren van de business op basis van key performance indicatoren. Finance was daar betrokken bij de evaluaties van projecten. Dat deden we ook op basis van het minen van data. We maakten bijvoorbeeld indicatoren over welke hotelbezetting we wilden bereiken en met welke marge. We realiseerden modellen om de waardedrivers goed in de gaten te kunnen houden. Bijvoorbeeld om in compliance te zijn of de personeelsbezetting optimaal te krijgen. Hoeveel personeel is logisch om te hebben in een bepaald type hotel? Met dergelijke modellen konden we dan ook hotels onderling benchmarken.”

“De kunst bij CIC is om een aantal van die analytische instrumenten in te voeren, zonder het ondernemersaspect te schaden.”

Ondernemend bedrijf

“We zijn, analytisch gezien en in vergelijking Marriott, nog niet zo ver”, zegt Jensen. “Bij CIC zijn we een zeer ondernemend internationaal bedrijf. De kunst hier is om een aantal van die analytische instrumenten in te voeren, zonder het ondernemersaspect te schaden. Daarom zijn we begonnen met het invoeren van een ERP-systeem, ook om de financiële planning op orde te krijgen. Zodat we bijvoorbeeld kunnen zien wat de omzet is per beschikbare kantoorruimte. Sinds februari werken we aan deze workflows. Ik verwacht dat we daar tot juni 2023 op voortborduren. Daarbij rollen we dit systeem internationaal uit. We hebben nu acht locaties in de Verenigde Staten, evenals locaties in Warschau en Rotterdam in Europa en een locatie in Tokio. Eén internationaal systeem brengt consistentie in de manier waarop we cijfers opleveren en kpi’s vergelijken. Het is wat mij betreft de basis van financiën. Ook voor het vergelijken van actuals versus het budget en de forecast.”

Kerncijfers

“We doen dit niet alleen om overzicht te hebben”, merkt Jensen op. “Maar ook om onze centers key metrics te geven waarop ze kunnen sturen, omdat zij het dichtst bij de value drivers staan. Die zien ze elke dag. Nu vinden die processen nog vaak plaats via spreadsheets, met handmatige uploads naar bijvoorbeeld Power BI. Maar als we het ERP-pakket hebben geïmplementeerd, hebben we voor elke locatie maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse gegevens beschikbaar. Gegevens over bijvoorbeeld personeelsbezetting, verkoop, bezettingsgraad van kantoorruimte, enzovoort. Ze zijn dan allemaal gemakkelijk toegankelijk op dashboards die elke locatie continu kan bekijken. Zo kunnen ze, als dat nodig is, onmiddellijk bijsturen of zien hoe een andere locatie het doet en daarvan leren. Bij de implementatie van het ERP-systeem werk ik nauw samen met onze COO. Onze volgende slag na ERP is het HR-systeem dat naadloos moet aansluiten op het ERP-pakket.”

Snellere besluitvorming

“Als je data samenvoegt met de ondernemersmentaliteit, dan levert dat snellere en betere besluitvorming op”, legt Jensen uit. “Met die tools in de hand kunnen we ook verder en sneller groeien en worden we niet gehinderd door de backoffice die moeilijk bijblijven. Data kunnen ons ook helpen te bepalen waar de kansen liggen om in de toekomst verder te groeien.” Data kunnen ook helpen om duurzaamheidsdoelstellingen te bepalen, vindt Jensen. “In Rotterdam willen we bijvoorbeeld dat onze campus in 2025 volledig CO2-neutraal is. We kijken dan dus nog meer naar hoeveel energie onze gebouwen nodig hebben. Hoe kunnen we dat gebruik terugdringen? Die overweging draagt bij aan onze CO2-doelstelling, maar helpt ook de kosten te verlagen. We hebben niet alleen rapporten over CO2, maar bijvoorbeeld ook over diversiteit. Ik denk dat het goed is dat we die impact reporting hebben. Daarmee kunnen we zien wat wij bijdragen aan de veranderingen in de wereld.”

Niet alleen naar de cijfers kijken

Het CFO-beroep gaat daar naartoe, stelt Jensen. “Je kunt niet meer alleen naar de cijfers kijken. Dat is onmogelijk. Je moet groter denken. Daarom ben ik dankbaar dat ik zo’n brede achtergrond heb. Van treasury, boekhouding en projectfinanciering tot programmamanagement, analytics en risicomanagement. Het is ook gunstig dat ik heb kunnen ervaren hoe het is om in verschillende landen te wonen en te werken. Daardoor heb ik Engels, Deens, Frans en Duits leren spreken. Ik raad financials aan om ook zo breed rond te kijken in het vak en in de wereld. Dat verrijkt je blikveld enorm. Ik vind dat we de wereld vanuit diverse gezichtspunten moeten bekijken. Vooral in de financiële wereld zorgt een divers team voor meer verschillende visies en dus voor betere beslissingen. Onder diversiteit versta ik niet alleen de verhouding tussen mannen en vrouwen, maar ook verschillende nationaliteiten en achtergronden. In ons kantoor in Rotterdam hebben we zestig procent allochtone medewerkers uit zeventien landen. Ik hecht zoveel waarde aan die diversiteit dat ik geen mensen aanneem die op mij lijken. Als ik dat wel zou doen, zou ik alleen maar dezelfde zienswijze krijgen die ik zelf al heb. Daardoor ontstaat er een echo en hebben we geen nieuwe ideeën en oplossingen voor problemen aan boord.”

Niet zwart-wit

Tot slot zegt Jensen dat het een ‘fine line’ is tussen ondernemerschap en het beschermen van de winst- en verliesrekening. “Je wilt initiatieven niet aan banden leggen, maar je wilt ze ook niet voor onbepaalde tijd in stand houden. Om projecten en initiatieven te evalueren moet je eerst je huiswerk hebben gedaan. Ik zie de dingen niet zwart-wit. Ik zoek naar de nuance. Hoe draagt het initiatief nu bij aan het doel dat we hebben? Bij de keuze moet je vervolgens, op basis van de aangedragen informatie, besluiten nemen met je team, bijvoorbeeld in onze C-suite. Je brengt die besluitvorming naar het team omdat een divers managementteam de zienswijzen bij elkaar kan brengen. Immers, dat team ziet meer dan ik alleen. Van dat mechanisme moet je je bewust zijn als CFO.”

Volg Executive Finance op LinkedIn!