Novamedia, de organisatie achter de Postcode Loterij, maakt gebruik van de Oracle Cloud Applications als onderdeel van de verdere modernisering van de ICT-infrastructuur. Finance Director David van Leijenhorst legt uit waarom Novamedia die keuze heeft gemaakt en wat het de organisatie brengt.
Novamedia is gevestigd in Amsterdam en eigenaar, ontwikkelaar van en investeerder in loterijconcepten voor het goede doel, waaronder de Postcode Loterij. Die wordt niet alleen in Nederland, maar ook in Zweden, Groot-Brittannië, Duitsland en Noorwegen georganiseerd. Met de Oracle Cloud-toepassing heeft de organisatie de applicaties voor financiën, supply chain management en human resources op een geïntegreerd cloudplatform samengebracht.
Groei
De belangrijkste reden om dat te doen, is de groei van de organisatie, zegt Van Leijenhorst. “Er spelen inmiddels ruim drie miljoen Nederlanders mee en inclusief het buitenland zijn dat er dertien miljoen. Dankzij al die deelnemers aan de Postcode Loterijen en in Nederland ook de VriendenLoterij, kunnen we in totaal dit jaar 850 miljoen euro aan het goede doel geven. Dat maakt ons een van de grootste private goede-doelendonateurs ter wereld. De afgelopen jaren zijn onze zes loterijen enorm hard gegroeid en dat zorgde voor een natuurlijke noodzaak voor zowel HR als Finance om over te stappen op een nieuw systeem.”
Die keuze is mede met de hulp van KPMG gemaakt, die begeleidde in het op een rij zetten van de gebruikerseisen. “Dat zorgde voor verbinding”, zegt Van Leijenhorst. “Het was leuk om met alle internationale collega’s te overleggen over de voorwaarden waar een pakket voor ons aan moest voldoen. Ook bij de selectie van de leverancier mocht iedereen meedenken over de beste keuze.”
Lees ook: ESG: geloofwaardigheid achter de woorden
Meer ruimte voor meerwaarde
Het grote voordeel van Oracle Cloud is de concentratie van verschillende processen op hetzelfde platform, zegt Monic van Aarle, bij het softwarebedrijf vice president Applications voor de Benelux. “Novamedia had in elk land verschillende processen en systemen. Het mooie is dat HR en Finance onafhankelijk van elkaar bij hetzelfde platform zijn uitgekomen. Dat heeft voordelen. Door te kiezen voor standaardisatie heb je minder kans op fouten. Bovendien krijgen mensen meer tijd om taken te doen die waarde opleveren. Als je juist de processen waarop je je níet onderscheidt, kunt standaardiseren en zo efficiënt mogelijk kunt maken, hou je veel meer ruimte over voor die taken.”
Iedereen hetzelfde doel
Van Leijenhorst beaamt dat de processen zijn versneld: “We kunnen hierdoor bijvoorbeeld sneller een maand afsluiten: de doelstelling is nu in vijf werkdagen.” Maar dat is niet het enige voordeel: “Doordat we over de hele groep heen hetzelfde systeem zullen gaan gebruiken en dezelfde HR- en Finance-processen hebben, bouwen we ook meer kennis op over het systeem. Landen kunnen elkaar daardoor helpen.” Het standaardiseren van de processen was wel een grote klus. “We zijn er anderhalf jaar mee bezig geweest, maar het was de moeite waard. Dit project zorgde voor verdere betrokkenheid binnen de organisatie omdat alle teams samenwerkten om tot hetzelfde doel te komen. We werken met met een gefaseerde uitrol, de verwachting is dat alle loterijen eind 2023 zijn gemigreerd naar Oracle Cloud.”
“De verwachting is dat alle loterijen eind 2023 zijn gemigreerd naar Oracle Cloud.”
Maatwerk kan een belemmering zijn
Kiezen voor een public cloud-oplossing als die van Oracle betekent dus dat het proces zo veel mogelijk bij de standaard moet blijven. “Heb je een pakket in eigen huis, dan ga je vaak toch maatwerk toevoegen om het gedrag of de werkwijze die mensen zelf hebben bedacht, te blijven ondersteunen”, zegt Van Aarle. “Met Oracle Cloud kun je wel veel aanpassen, maar geen grote schil van maatwerk om de standaard heen bouwen. Dat laatste is vaak een wens, maar tegelijk een valkuil. Want dat maakt je processen minder efficiënt.”
Voorwaarde voor standaardisatie is dat de verandering in de organisatie top-down uitgedragen wordt, anders werkt het niet. Dat zat bij Novamedia wel goed, zegt Van Leijenhorst. “Onze CEO is echt een ambassadeur van dit project. We hebben ervoor gekozen om met een kleine projectgroep te werken die uit verschillende nationaliteiten is samengesteld. Beslissingen nemen we voor de hele groep en wensen beoordelen we op diezelfde grond: komt het ten goede aan de groep? Drie kernwaarden waren standaardiseren, simplificeren en automatiseren. Daar is alles aan getoetst. Standaardiseren was wel de belangrijkste van die drie. We hadden in de organisatie hier en daar maatwerk en dat had een remmend effect, bijvoorbeeld bij upgrades van systemen. Oracle komt elk kwartaal met nieuwe functionaliteiten en die zijn voor ons nu ook direct beschikbaar, juist omdat we hebben gestandaardiseerd.”
Consistente omschrijvingen
Veel struikelblokken waren er niet bij de integratie tussen de HR- en Finance-processen, zegt Van Leijenhorst: “Aandachtspunten waren het over de hele groep consistent maken van functieomschrijvingen, die de basis vormen voor autorisaties in het financiële systeem, en eenduidige benamingen van afdelingen over de groep. Maar daar bleef het bij. Het was lastiger om de finance-afdelingen in de verschillende landen consistent te laten werken, zoals met dezelfde chart of accounts. Die hebben we samen met KPMG ontwikkeld. Daardoor krijgen we straks eenduidige cijfers en kunnen we rapportages ook sneller beschikbaar maken. Dat versnelt ook de besluitvorming.”
Lees ook: Waarom alle CFO’s met cryptovaluta te maken krijgen
Meer groepsdenken
Medewerkers kunnen nog weleens huiverig zijn voor verandering, maar ervaren bij Novamedia en de Postcode Loterijen de voordelen van de overstap op het cloudplatform en de standaardisatie. Van Leijenhorst: “Mensen hebben nu veel meer contact met collega’s uit andere landen en dat vinden ze ontzettend leuk. Er is veel meer groepsdenken ontstaan en omdat wij nu de nieuwste Oracle Cloud-techniek gebruiken, kunnen onze medewerkers zich hierin ontwikkelen. Ook worden we aantrekkelijker als werkgever: op finance-vacatures krijgen we reacties uit de hele wereld. Juist omdat we in de cloud werken én omdat we de nieuwste techniek gebruiken.”
Elke update direct beschikbaar
Volgens Van Aarle loopt Novamedia – een klant om ‘trots’ op te zijn, zo laat ze duidelijk merken – met de standaardiseringsgedachte voorop: “Veel bedrijven zijn al bezig met het samenvoegen van HR en Finance, samen met hun Supply chain, op hetzelfde platform. Het grote verschil is dat Novamedia er al voor had gekozen om dat volledig in de public cloud te doen. Daarmee maak je de mogelijkheden qua aanpassingen veel kleiner. Dan moet je je echt aanpassen aan de gekozen best practices in de cloud-oplossing.” Voor Van Leijenhorst was dat niet zo’n probleem. “Als het voor duizenden klanten werkt, moet het ook voor ons werken. Wij zijn tevreden hoe we deze reis samen met Oracle kunnen maken en zien de verdere uitrol volgend jaar met vertrouwen tegemoet.”
Dit artikel is gesponsord door Oracle.
