Het beste van 2022: CFO Bolletje: “We kunnen nog zoveel meer met data doen”

Roel Veld is sinds 2020 CFO van het welbekende bakkersbedrijf Bolletje. Hij wil met finance samen met de business naar meer datagedreven besluitvorming toe. “We kunnen nog zoveel meer doen met onze data.”

“Mijn ultieme beeld?”, herhaalt Veld de vraag. “Met interne en externe data scenario’s doorrekenen om inzicht te hebben in de richting van marktbewegingen. Denk aan inkoop- en verkoopprijzen, consumententrends, maar ook analyses die inzicht geven in de mogelijkheden voor nieuwe producten en markten. Zo kun je in verschillende scenario’s zien waar je het beste je investering kunt laten landen om een goede boterham te verdienen.”

Dat die scenario’s harder nodig zijn dan ooit, is voor Veld een gegeven. “Met de coronapandemie, de oorlog in Oekraïne en alsmaar stijgende grondstoffenprijzen moet je in staat zijn je bedrijfsvoering telkens te herijken. Als een bepaalde grondstof te duur wordt, kun je kijken of er alternatieven zijn die minstens zo smakelijk zijn. Maar we willen er, vanuit duurzaamheid, ook naartoe om zo min mogelijk – of liever gezegd: zo efficiënt mogelijk – grondstoffen te gebruiken. Bij volkorenproducten, die ook nog eens gezond zijn, gebruik je honderd procent van de grondstof. Onze vraag is dan ook: met welke grondstoffen kunnen we zo efficiënt mogelijk crackers, beschuiten, koek en gezonde repen maken?”

“Onze vraag is: met welke grondstoffen kunnen we zo efficiënt mogelijk crackers, beschuiten, koek en gezonde repen maken?”

Over welke data hebben we het dan?

“Denk aan inkoopdata, productiedata, maar ook afzetgegevens. Als we verschillende informatiebronnen beter aan elkaar kunnen koppelen, intern en extern, kunnen we ook betere gevoeligheidsanalyses en scenarioanalyses maken. Als de prijs van een grondstof enorm stijgt, dan wil je met een druk op de knop weten in welke producten die grondstof zit. De volgende vragen zijn dan: In hoeverre hebben wij die grondstof nog op voorraad? Is er wellicht een alternatief? Of kunnen we de grondstofprijs doorberekenen? Sowieso: op basis van de forecast van wat we verkopen, plannen we productie en de grondstoffeninkoop. En dus moeten inkoop, productie en verkoop wel goed op elkaar aansluiten. Dergelijke analyses kunnen ook aanleiding zijn voor inkoop om het beste moment zien te vinden om een bepaalde grondstof in te kopen. Ook daarmee kunnen we spelen. Finance heeft daarbij de rol ervoor te zorgen dat de bron van informatie voor dergelijke besluitvorming altijd goed is.”

Hoe ver bent u met digitalisering van finance?

“We hebben de inkoopfacturen vergaand gedigitaliseerd en ook de orderstroom digitaal gemaakt. Ook de uitgaande facturenstroom loopt via Electronic Data Interchange. We willen uiteindelijk naar een datawarehouse toe waaraan we interne en externe bronnen via koppelingen kunnen hangen en dat we daar onze key-performance-indicatoren goed in de gaten kunnen houden. Daarin geef je dan het management control framework en de definities vorm. Dat zal helpen, zodat we als finance minder bezig hoeven te zijn met handmatige taken. Zo kunnen we ons focussen op advies aan de business. In dat datawarehouse zitten ook de niet-financiële kerngegevens. Over bijvoorbeeld energieverbruik, de reductie van plastic verpakkingen, fair-trade-inkoop, de veiligheid. Als CFO en finance moeten we ook die duurzame doelen meetbaar maken. De controller moet soms, als dat nodig is, ook op dit vlak de pain in the ass zijn. Om ook daar duidelijk te maken waar we nog niet op schema zitten. Soms is het nog moeilijk aan een doelstelling te voldoen. De Rijksoverheid wil begrijpelijkerwijs van het gas af, maar onze ovens zijn gasgestookt. Daar kunnen we niet heel snel vanaf, maar we zijn wel bezig, samen met de H2Hub Twente, met onderzoek naar waterstof. Kunnen we daarmee uit de voeten? In het terugdringen van plastic als verpakkingsmateriaal hebben we al stappen gezet. Driekwart van ons verpakkingsmateriaal kun je nu recyclen. Daar is de uitruil met houdbaarheid. Hoe zorg je ervoor dat een verpakking het product zo goed mogelijk bewaart om verspilling te voorkomen terwijl je zo min mogelijk plastic gebruikt?”

U heeft veel ervaring in de food. Wat is de belangrijkste les die u andere CFO’s wilt meegeven?

“Ik heb verschillende functies gehad waardoor ik op diverse afdelingen heb mogen rondneuzen. Marketing, accountantsdienst, controlling, administratie, planning, verkoop, inkoop, enzovoorts. De beste ervaring is het inzicht dat je processen kunt maken en dus ook breken. Als je processen volledig doorgrondt, kun je die standaardiseren. De fout is vaak toch nog een uitzondering te maken, terwijl dat niet echt nodig is. Processen kun je uit en te na doordenken door alle scenario’s door te nemen. Wat komt er op welke manier voor bij ons? Die situaties laat je dan door het proces in het systeem lopen, waarbij je alle problemen tegenkomt en je het proces op basis daarvan aanpast. Dat procesdenken is er bij mij in de loop der jaren ingeramd. Het kwam ook terug in mijn RC-studie. Toen heb ik onderzoek gedaan naar de valkuilen van ERP-implementaties. Ook daar is de valkuil van te veel aanpassen aan wensen van afdelingen een probleem. Stick to the plan, zou ik zo zeggen.”

Hoe kijkt u tegen de rol van de CFO aan?

“Ik zie een aantal rollen. Als eerste die van teamspeler binnen het managementteam, waarbij hij of zij nog een speciale rol heeft in het begeleiden van gezamenlijke doelen stellen. Vervolgens moet de CFO het middenmanagement voorzien van hulpmiddelen, denk aan kpi’s en dashboards, om die doelen te kunnen bereiken. Verder zie ik ook een rol weggelegd voor mezelf in het enthousiasmeren van collega’s om meer met data te doen. We moeten de weg nemen van data naar decision support. Data wordt belangrijker in ons vak omdat rekenkracht van chips veel meer mogelijk maakt. Denk aan het toepassen van ingewikkelde modellen, kunstmatige intelligentie, machine learning en forecastingmodellen. Als laatste zie ik ook een rol als de coach van financieel talent. Financials motiveren en ontwikkelen hoort bij mijn vak. Daarbij moet ik ervoor zorgen dat we een mix heb van verschillende mensen met verschillende achtergronden en vaardigheden. Van pure cijferaars tot aan business analytische vaardigheden. Ik moet ze ook, als ze daaraan toe zijn, intern kansen geven. Zodat ze kunnen groeien door het bedrijf heen.”

U vindt dat financials een professionele achterdocht moeten hebben. Wat bedoelt u daarmee?

“Allereerst moet je je basis op orde hebben. Tot op detail de boekhouding kunnen doorsnuffelen. Weten wat debet en credit echt betekenen, zodat je afwijkingen kunt constateren die je aanhangig kan maken. Ten tweede: digitalisering moet een hulpmiddel zijn, maar je moet nog in control zijn van de systemen. Als bijvoorbeeld een hacker een bot bij ons installeert om telkens 0,00001 eurocent af te trekken om onder de goedkeuringsflow uit te komen, kunnen we heel veel geld kwijtraken. Blijven nadenken – oftewel een gezonde achterdocht over wat wel en niet werkt – is een absolute must voor financials. Je moet inzicht hebben in de uitzonderingen, trends, ontwikkelingen en zwakke signalen. Je bent sceptisch alert. Ook belangrijk is om mee te bouwen. Ik ben zelf ook een bouwer, niet iemand die op te winkel past. Als het routinematig wordt, houdt het voor mij op. Structuren neerzetten, data eenmalig vastleggen en processen vereenvoudigen zit in mijn bloed. Daarin zie ik hier nog voldoende uitdagingen.”

Volg Executive Finance op LinkedIn!