Sinds de coronamaatregelen zijn opgeheven en de kantoren weer open zijn, zijn veel organisaties bezig met het (verder) bepalen van hun hybride werkplekstrategie. Waar lopen ze tegenaan? Is het belangrijk de kantoorinrichting nu al aan te passen en zo ja, hoe? En hoe gaan ze om met een dalende bezettingsgraad en vrijkomende vierkante meters?
De afgelopen maanden maakte vakblad Facto (een zusteruitgave van Vastgoedmarkt) een rondgang langs diverse toporganisaties en sprak over de uitdagingen rond hybride werken met de facility managers, programmamanagers en directeuren FM & Vastgoed. Uit de gesprekken blijkt dat de overgang naar hybride werken en de aanpassing van het kantoor en de werkomgeving meerdere uitdagingen en vragen met zich meebrengt. Dit zijn de belangrijkste lessen van vijftien toporganisaties.
1. Hybride werken en het kantoor: inrichting nu al aanpassen of eerst experimenteren?
Organisaties die zijn overgegaan op hybride werken, en dus een combinatie van structureel thuis- en op kantoor werken als uitgangspunt hebben, beseffen dat de nieuwe manier van werken en de veranderende functie van kantoor – als plek om met elkaar samen te werken en elkaar te ontmoeten – gevolgen hebben voor de kantoorindeling- en/of inrichting.
Dit betekent in veel gevallen het volgende: het aantal standaardbureauwerkplekken wordt flink teruggebracht; het aantal ruimtes waar medewerkers kunnen overleggen, samenwerken en elkaar kunnen ontmoeten wordt uitgebreid.
De ingrepen zijn fors te noemen. Zo gaat het CAK in Den Haag terug van 1200 naar 420 bureauwerkplekken (-60 procent), Waterschap Hollandse Delta gaat van 450 vaste naar 325 flexplekken (-30 procent) en op het hoofdkantoor van Randstad in Diemen daalt het aantal bureauwerkplekken van 1.100 naar 800 (-25 procent).
Ook bij de gemeente Utrecht komen veel minder standaardwerkplekken, aldus Thomas Blom, programmamanager van Werken 3.0. Wat de nieuwe mix gaat worden kan hij nog niet zeggen, dat kan per afdeling of onderdeel verschillen. Overigens zijn niet alle organisaties al bezig met het doorvoeren van veranderingen in de kantoorinrichting. Zo voert de provincie Noord-Holland verschillende experimenten uit met als doel te achterhalen hoe medewerkers van de provincie de werkplekken zo goed mogelijk gaan gebruiken. Pas als daar een helder beeld van is worden nadere conclusies getrokken en worden eventueel aanpassingen in de werkplekmix doorgevoerd.
–> Lees ook: Zo geef je vorm aan de hybride organisatie
2. Hybride werken: meer videoconferencing en meer videobelcellen
Aanvullend op deze aanpassingen breiden meerdere organisaties de mogelijkheden tot videoconferencing in vergaderzalen uit. Ook richten ze afsluitbare eenpersoons werkruimtes of videobelcellen in, zodat medewerkers die naar kantoor komen voor bijvoorbeeld overleg tussen de vergaderingen door een Teams-call kunnen doen zonder collega’s daarbij te storen. Komen er dan in de kantoren rijen met videobelhokjes? Martine Atzema, manager Human Facility Management bij ProRail, is daar geen voorstander van. “We bekijken of er alternatieven zijn om in de werkomgeving een videogesprek te voeren zonder dat anderen daar last van hebben en zonder dat jij last van geluiden van anderen hebt.” Bij de provincie Noord-Holland zien ze ‘videobelstraten’ ook niet voor zich. Sectormanager Facility Management Rob Tresoor: “Veel Teams-overleg gebeurt gewoon in de open kantoorruimte, en dat gaat goed.”
3. Hybride werken: werkgebieden en zones
Er zijn ook organisaties die bij de overgang naar hybride werken en de aanpassing van het kantoor flink gaan verbouwen, zodat ze het gebouw of de werkvloeren indelen in zones. Een aantal voorbeelden:
Nationale-Nederlanden: vier werkgebieden
Bij Nationale-Nederlanden, winnaar van de JLL Winning Workplace Award 2021, heeft de overgang naar hybride werken geleid tot een flinke verbouwing van de kantoren Delftse Poort (Rotterdam) en Haagse Poort (Den Haag). De verzekeraar werkt met vier soorten werkgebieden: Team Space, Hello Space, Cowork Space en Event Space.
TenneT: vier zones
Netheerder Tennet heeft ervoor gekozen om de werkvloeren in de hybride werkomgeving op te delen in vier zones:
1. Coffee & Connect: een zone voor kort ontspannen, een koffiemoment, spontane ontmoetingen, het bijwerken van e-mail tussen de bedrijven door of voor informeel overleg.
2. Create: een zone voor brainstormsessies, creatieve sessies, stand-ups en dynamisch samenwerken tussen en binnen teams.
3. Complex: een zone voor samenwerken in kleinere teams waarbij minder afleiding van de omgeving is gewenst. Ook biedt deze zone de gelegenheid om in alle rust samen te kunnen werken.
4. Privacy: een zone voor vertrouwelijke bijeenkomsten die afgezonderd van de nabije omgeving moeten plaatsvinden. In deze zone bevindt zich ook een afsluitbare ruimte.
APG: drie zones
Op het hoofdkantoor van pensioenuitvoerder APG is voor het hybride werkconcept gekozen voor een vloerindeling op basis van drie zones: een focuszone, een samenwerkzone en een ontmoetingszone voor het informele en sociale contact. In de samenwerkzone zijn zogenoemde Teams-spots gecreëerd. Dat zijn een soort cubicles met aan drie zijden een akoestische afscherming, bedoeld voor mensen die met een headset via Teams een gesprek willen voeren, zonder dat zij daarbij overlast veroorzaken voor de collega’s in de buurt.
4. Hybride werken: bedrijfsrestaurant en catering aanpassen?
Meerdere organisaties hebben in het kader van hybride werken en de veranderende functie van kantoor het bedrijfsrestaurant en het cateringconcept aangepast of hebben plannen om dat te gaan doen. Zo staat bij de Autoriteit Financiële Markten een beperkte verbouwing van het bedrijfsrestaurant op het programma, zodat medewerkers daar niet alleen kunnen lunchen, maar ook kunnen werken of een kop koffie kunnen drinken. Parallel aan de verbouwing wordt het cateringconcept onder de loep genomen. Verder zal het productaanbod veranderen met bijvoorbeeld meer ‘grab & go’-mogelijkheden.
Ook bij Waterschap Hollandse Delta is in verband met hybride werken het bedrijfsrestaurant aangepast, met meer groen, banken en zitjes. René Laheij, manager FM en Vastgoed bij netbeheerder Enexis, schat in dat voor het bedrijfsrestaurant de klassieke ‘spitstijden’ blijven bestaan, maar kan zich ook voorstellen dat er meer gereguleerd moet worden. “Tegelijk kun je denken aan vormen van werkplekservice, dus cateringservice op de verdieping voor teams die in de samenwerkomgeving gezamenlijk willen lunchen.” Nader onderzoek is nodig, aldus Laheij.
Bij de Rijksoverheid zijn inmiddels een aantal rijksontmoetingspleinen gecreëerd. Een rijksontmoetingsplein is een omgebouwd bedrijfsrestaurant. Dat uit zich in een andere inrichting. Saaie tafels en stoeltjes zijn bijvoorbeeld vervangen door aantrekkelijk en gevarieerd meubilair. Er zijn ook mogelijkheden voor informeel overleg met een groot beeldscherm en andere services. Zo zijn openingstijden verruimd van acht uur in de ochtend tot vijf uur in de middag en er is een koffiecorner met een grab & go-assortiment.
5. Afstoten vierkante meters of niet?
Wat er met de leegkomende vierkante meters gebeurt als de toekomstige kantoorbezetting lager blijft dan vóór corona? Marcia van Dooren van de Belastingdienst waagt zich niet aan een voorspelling. “Als dat het geval zou zijn moet je gaan kijken wat je daarmee zou kunnen doen. Indikken? Afstoten? Geen idee. Tot voor kort leefden we nog in de situatie dat we eigenlijk te weinig plek hadden. Nu met hybride werken is de situatie veranderd.”
Ook voor Randstad is het ongewis of de overgang naar hybride werken en de lagere kantoorbezetting gevolgen heeft voor het aantal vierkante meters. Directeur Facilities en Vastgoed Tom Jochems: “Ons hoofdkantoor is eigendom. Als ik die vierkante meters beter wil benutten moet ik mensen ernaar toehalen zodat de bezetting toeneemt. Dan ga ik eerst naar andere panden kijken om die eventueel af te stoten. We hebben een aantal hubs, misschien kun je daar iets mee, bijvoorbeeld als daar niet zoveel mensen meer naar toe gaan. Maar dat is nu niet aan de orde.”
Dat de overgang naar hybride werken, en daarmee de toename van thuiswerken, effect zal hebben op het aantal benodigde vierkante meters is volgens René Laheij van Enexis aannemelijk. Maar hoe groot dat effect zal zijn is volgens hem nog niet glashelder. De mate van thuiswerken gaat op termijn bepalen hoeveel vierkante meters we straks niet meer nodig hebben, zegt hij.
6. Omgaan met dalende kantoorbezetting
Voor de organisaties die Facto heeft gesproken is de dalende kantoorbezetting zeker een aandachtspunt Bij zorgverzekeraar Menzis was de gemiddelde kantoorbezetting voor de zomer zo’n 30 procent, verspreid over de week. Bij de Sociale Verzekeringsbank lag voor de zomer op de uitvoeringslocaties de bezetting op 20 tot 25 procent. Op het hoofdkantoor, met vooral staffuncties, was de bezetting 40 procent, terwijl vóór corona op de drukke dagen de bezetting daar weleens opliep tot boven de 100 procent. Bij Randstad is na de opening van het hoofdkantoor in april de bezetting toegenomen tot gemiddeld 40 tot 50 procent. Voor corona was dat zo’n 70 tot 80 procent.
Tom Jochems van Randstad maakt zich wel enige zorgen over de cijfers. “Ik hoef niet per se het pand vol te krijgen, want er is hier reuring genoeg. Maar je wil wel dat mensen elkaar blijven treffen en de binding blijven houden met het bedrijf en met collega’s. Dat is wel een uitdaging, zeker in de huidige arbeidsmarkt.”
Peter Roode, manager Facilities bij de Sociale Verzekeringsbank, denkt dat de aandacht voor het programma ‘Bewust werken’ en het besef bij medewerkers en teams dat elkaar ontmoeten echt belangrijk is, tot een hogere bezetting gaan leiden. Maar hij is eerlijk: het kan zomaar dat de bezetting op de uitvoeringslocaties ‘onder de 40 procent zal blijven, waar dat voorheen op 70 tot 80 procent zat.’
Melanie Schipper, manager Facilitair Bedrijf bij Menzis, benadert het praktisch. “Uiteindelijk is het belangrijkste dat onze collega’s daar werken waar zij de grootste bijdrage voor Menzis kunnen leveren. Als dat thuis blijkt te zijn, dan is dat thuis.”
7. Hybride werken en het kantoor in de toekomst
Welke positie het kantoor over een jaar of twee, drie heeft voor organisaties? Martine Atzema van ProRail verwacht dat het kantoor zeker zal blijven bestaan omdat het ‘live’ ervaren van de bedrijfscultuur het beste op kantoor kan gebeuren.
Tom Jochems van Randstad is voorzichtig om uitspraken te doen over de toekomst van kantoor. “Ik ben van origine gedragswetenschapper en geloof dat de menselijke natuur en het menselijk gedrag minder voorspelbaar zijn dan we denken. We hebben de functionaliteit op kantoor aangepast, we hebben vierkante meters afgestoten door ons buurpand te verlaten en we hebben hier en daar de hubs wat kleiner gemaakt. De vervolgstap hangt af van de vraag of het patroon van het werken nog gaat veranderen.”
