“We merken het al bij verschillende relaties”, constateert Marcel van den Noord, manager marketing en sales bij TKB. “Er vallen gaten op de debiteurenadministraties vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. Er moet hetzelfde, of soms zelfs meer, werk worden verzet met minder mensen. Vandaar dat het nog efficiënter inrichten van de processen noodzaak is geworden. Dat kan bijvoorbeeld door software voor debiteurenbeheer te gebruiken.”
Op de vraag aan Nederlandse directieleden wat de grootste uitdagingen voor hun ondernemingen zijn voor het komende jaar, noemde onlangs in een onderzoek 56 procent de hoge inflatie en 48 procent de moeilijke arbeidsmarktsituatie. Van den Noord: “Die krapte op de arbeidsmarkt was voor ons aanleiding om met verschillende relaties in gesprek te gaan over de situatie. Zij gaven aan dat ze moeite hebben om processen goed en stipt na te leven.”
“De vraag naar mensen met financiële ervaring en affiniteit is enorm. Collega’s van de financiële administratie, waaronder de debiteurenafdeling, worden door recruiters verleid om elders aan de slag te gaan. Onder, ogenschijnlijk, de meest fantastische arbeidsvoorwaarden. Als een collega vertrekt is het ook alsmaar moeilijker om een passende vervanger te vinden. In die zin is de strijd om de financial een vechtersmarkt geworden. Veel van de organisaties waar wij mee spraken, kunnen niet mee in de gekte.”
Onterecht ‘hard’ imago
Daarbij komt dat debiteurenbeheer, geheel onterecht, nog een onprettig imago heeft. Van den Noord: “Dat gold eigenlijk voor de incassopraktijk, maar ook daar is de praktijk allang veranderd. Organisaties beseffen dat debiteurenbeheer en ook incasso onderdeel zijn van de customer journey. Het helpen van een klant in een benarde situatie, bijvoorbeeld met een passende betalingsregeling, kan juist een fan voor het leven opleveren.”
“Het helpen van een klant in een benarde situatie kan juist een fan voor het leven opleveren.”
Geen keuze
“De krimp van debiteurenafdelingen is geen vrijwillige keuze van bedrijven”, constateert Van den Noord. “Het is hen een beetje overkomen. Een halve fte is tijdelijk nog best op te vangen doordat een collega’s bijspringt. Als dit tekort langer duurt, of wat meer is dan een paar uurtjes per week, heeft dat natuurlijk effect op het debiteurenproces. Als acties niet tijdig worden genomen dan ontvang je je betalingen later. Dat is een wetmatigheid die echt verstrekkende gevolgen kan hebben. Bijvoorbeeld voor de liquiditeit.”
Doelmatiger beheren
Financieel directeuren of managers kunnen niet anders dan op zoek gaan naar andere oplossingen. Van den Noord: “Er zijn hier en daar best nog wat efficiëntieslagen te maken waarmee je het gebrek aan personeel op kan vangen. Software voor debiteurenbeheer kan daarbij een levensgrote rol spelen. Daarmee kun je debiteuren doelmatiger, maar ook doeltreffender beheren. Je borgt het proces, ongeacht wie er aan de knoppen van de software zit. Op basis van klantsegmenten kun je specifieke profielen inrichten. Je wilt de ene klant misschien anders benaderen dan de ander. En je kunt bepalen aan welke openstaande facturen prioriteit moet worden gegeven. Bijvoorbeeld de facturen met een hoge waarde.”
Het debiteurenproces kan met software helemaal op maat en zo geautomatiseerd mogelijk worden ingericht. “Bijvoorbeeld door automatische verzendingen van betalingsreminders via e-mail of sms”, aldus Van den Noord. “Maar ook door reminders aan collega’s te sturen om disputen op te pakken omdat dat de reden van non betaling is. En wat denk je van alle stuurinformatie die je uit de meest uiteenlopende rapportages krijgt. De kwaliteit van het debiteurenbeheer en het stipt opvolgen van de verschillende acties, blijft met de juiste software op elk moment gegarandeerd.”
Lees ook: Waarom grip op creditmanagementprocessen zo belangrijk is
Verdere stappen
Het inzetten van specifieke software kan afdoende zijn, maar soms zijn nog meer stappen nodig. Van den Noord: “Vaak is debiteurensoftware een probaat middel tegen capaciteitstekort. Ook lijken steeds meer organisaties te kiezen voor het uitbesteden van, een deel van, hun debiteurenbeheer. Naast kostenbesparing en flexibiliteit wordt het beschikken over expertise en ervaring als voornaamste reden gegeven om te kiezen voor outsourcing.”
Zo kent de moeilijke arbeidsmarktsituatie niet alleen schaduwzijdes, constateert Van den Noord. “Het nodigt financiële managers uit om inventief met de gevolgen van duurzame krapte in capaciteit om te gaan. De vraag naar flexibiliteit en efficiëntie was er altijd al, maar nu is de urgentie om daadwerkelijk stappen te nemen levensgroot. Er ligt, voor iemand die verantwoordelijk is voor debiteurenbeheer, best een uitdaging. Maar je kan het aan deze beroepsgroep over laten om die uitdaging te overwinnen hoor.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TKB.
