Alle goede intenties ten spijt, de digitale transformatie is een wassen neus, stelt auteur en spreker Martijn Aslander. “Je kunt veel geld verdienen met de digitale transformatie en er veel aandacht mee genereren, maar in de praktijk moet je er niet te veel van verwachten.”
Enige tijd geleden plaatste Aslander een post op LinkedIn in de vorm van een tegeltje. “Ik schreef: ‘HR-mensen zorgen ervoor dat mensen kunnen werken, IT’ers zorgen ervoor dat computers werken, maar eigenlijk is niemand bezig om computers en mensen met elkaar te laten werken.’ Die post is zestigduizend keer bekeken, met enkele honderden reacties en bijna zevenhonderd comments. De eerste mensen die boos werden waren de designers en functioneel beheerders. Vervolgens vroeg ik aan de beheerders hoe het bij hen gelukt was. Toen viel elk gesprek ongeveer dood.”
Een enorm probleem
Cyber, digitalisering, hybride werken, IT, ICT en web zijn volgens Aslander mooie termen, maar de gemiddelde medewerker weet niet hoe hij of zij ermee moet werken. “In de praktijk weet 65 procent van de medewerkers op de werkvloer niet wat je kunt met de combinatie Alt + Tab op het toetsenbord. Dat is een akelig goede voorspeller van wat er allemaal nog meer mis is in de organisatie. Dit is een enorm probleem.”
“De computer gebruiken wij als een moderne typemachine en de software die wij gebruiken is gebaseerd op de kantoorsituatie van de jaren zeventig. Wij zijn daarin continu bezig om informatie in afgesloten documenten te verwerken, zoals PDF’s, Excelbestanden en Word-documenten. Deze documenten stoppen we in mappen en submappen en e-mailen deze in allerlei versies naar elkaar. Vervolgens is de gemiddelde medewerker 240 uur per jaar kwijt met het zoeken naar die documenten en 40 dagen per jaar aan het compenseren van wat hij of zij alweer vergeten is, waardoor dingen opnieuw moeten. En gehannes met de computer kost tussen de veertig en vierhonderd uur per jaar per persoon. Tel dit bij elkaar op en dit is je enige organisatievraagstuk.”
“Het wordt tijd voor een complete herziening van onze blik op werk.”
Wat heb je eraan?
Er wordt veel geld verdiend met de digitale transformatie, maar volgens Aslander moet je er in de praktijk niets van verwachten. “Consultants vinden het prachtig, evenals ‘IT-boeren’. Het wordt gezien als een nieuwe hype, waardoor er veel geld aan wordt uitgegeven. Maar in de praktijk hebben de meeste mensen er niets aan. Als je aan de board van een bedrijf vraagt wat de gemiddelde medewerker vandaag en morgen heeft aan een digitale transformatie, blijven ze je het antwoord schuldig.”
Holle containerbegrippen
“Ik zit in de adviesraad van i-Port”, vervolgt Aslander. “Zij adviseren en informeren de Tweede Kamer over de digitale mogelijkheden. Ik had vorig jaar een kennismakingsronde met de verantwoordelijken daar. Het ging over digitalisering. Bij de vragenronde aan het einde van de meeting, vroeg ik: ‘De digitalisering waar we het de hele tijd over gehad hebben, wat is dat eigenlijk?’ Toen begon iedereen heel hard te lachen. Het zijn holle containerbegrippen. We zeggen wel dat de computer ons leven makkelijker maakt, maar dat is dus vaak niet waar. We zitten langer dan ooit achter de computer en de smartphone zit continu in onze hand. We weten helemaal niet hoe die dingen moet bedienen. Digitale geletterdheid, my ass! In de praktijk weet je niet hoe je informatie op moet slaan en terug kan vinden, want het is één grote bende.”
Waar het volgens Aslander misgaat is dat wij niet geleerd hebben om om te gaan met informatie. “Vanaf het moment dat je wakker wordt totdat je weer naar bed gaat, ben je met informatie bezig. Je ziet, hoort en leest informatie. Gevraagd en ongevraagd. En vindt het maar eens terug. Niemand heeft je daarbij geholpen. Dat doet iedereen op zijn of haar eigen manier.”
Het grootste probleem
Het grootste probleem op de werkvloer is e-mail, vervolgt Aslander. “Iedere medewerker gebruikt het overal op de verkeerde manier. Mensen weten niet hoe de knopjes werken en waar ze elke dag tegenaan kijken. Als je per dag honderd e-mails beantwoordt en je doet dat met een muis, ben je per e-mail zeven muisklikken verder. Dat kost veel meer energie dan het gebruik van een sneltoets. Het maakt niet uit bij een paar e-mails, maar zevenhonderd keer klikken op een dag wordt wel problematisch. Het wordt tijd voor een complete herziening van onze blik op werk. En een complete herziening van ons digitale werkgereedschap.”
Digitaal fit
Om slimmer om te kunnen gaan met informatie en bovendien effectiever te kunnen werken, is het noodzaak om digitaal fit te worden. Aslander is hiervan de initiatiefnemer. “Dit is geen onderwerp dat bij de HR- of IT-afdeling van een organisatie ligt. Digitale fitheid is iets waar medewerkers zelf mee kunnen beginnen zonder dat ze afhankelijk zijn van een baas of budget. Je moet een mate van digitaal bewustzijn hebben, om te snappen in welke wereld je leeft op dit moment. Dan moet je je digitale hygiëne op orde hebben. Dat betekent dat je in staat moet zijn om alle informatie die je op een dag vergaart veilig neer kunt zetten waar het moet en daar beschikbaar maakt voor diegene die het nodig heeft. Immers, dat willen alle organisaties. Als je die hygiëne op orde hebt, kun je gaan werken aan je digitale vaardigheden. Vervolgens kom je toe aan persoonlijk kennismanagement. Dat gaat in hoeverre je effectief je kennis kunt delen en hanteren. Want de hele dag maak je het verschil met informatie. Als je niet leert om je eigen informatie te managen, terug te vinden, te organiseren en te filteren, heb je ook niet zoveel aan de voorgaande stappen. Dit proberen we tussen de oren van de mensen de rammen. Daardoor krijgen zij handelingsperspectief en worden ze elke dag iets beter in.”
“Ik weet uit ervaring, omdat ik dit dagelijks train met mensen, dat bijna niemand in Nederland weet hoe je automatisch e-mails kunt filteren in Outlook. En we weten ook bijna niets over hersenwetenschap, die aantoont dat je maar vier uur per dag gefocust kunt werken. Het heeft dus helemaal geen zin om meer dan vier of vijf uur per dag te werken. Je hoofd kan dat niet aan.”
“Je moet een mate van digitaal bewustzijn hebben, om te snappen in welke wereld je leeft op dit moment.”
Hiërarchische vluchtelingen
“Als we eerlijk zijn, vallen mensen op dit moment bij bosjes om. De belangrijkste redenen waarom mensen ZZP’er worden is omdat ze klaar zijn met dure IT die het niet doet, met een baas die niet snapt wat ze nodig hebben aan digitaal werkgereedschap, onnodige vergaderingen en het geknutsel met Office-producten. De meeste ZZP’ers zijn dus hiërarchische vluchtelingen.”
Achterhaald concept
Aslander trekt als conclusie dat we de inzichten vanuit de psychologie en uit de breinwetenschap moeten verwerken in hoe wij dagelijks ons werk doen. “In calvinistisch Nederland hebben we bedacht dat als je niet achter een computer zit, je niet vergadert, je niet belt of een verhaal leest, je niet aan het werk bent. Dat is een achterhaald concept. Je kunt de productiviteit bij kenniswerkers, degenen die per dag uren achter de computer zitten, niet meten in uren. Wil je hen productiever maken, dan moeten ze juist minder uren maken. Zodat ze meer mentale ruimte hebben en daardoor meer slagkracht hebben.”
