Wie denkt dat in de retailwereld bij finance alles om cijfers draait, heeft het mis. De concurrentie is moordend en om in zo’n wereld succesvol te zijn, moet je begrijpen wat de dynamiek in de organisatie is. Sebastiaan Stipdonk, managing director finance van MediaMarkt Benelux, ervaart het aan den lijve. “Als finance moet je goed naar je medewerkers luisteren. Daar begint het mee.”
Stipdonk is sinds november 2022 actief in zijn huidige rol en hij geeft daarbij leiding aan de gecentraliseerde financeafdeling van de Benelux. Daaronder vallen de klassieke geledingen, evenals de afdelingen IT, legal en real estate. In zijn rol is het heel belangrijk cultureel bewustzijn te hebben, beschouwt Stipdonk. “Wij hebben binnen MediaMarkt te maken met verschillende culturen. Wij hebben Nederlandstalige, Franstalige en Engelstalige medewerkers. In totaal gaat het om zo’n vijftig verschillende culturen. Niet iedereen heeft dezelfde manier van denken. Het zuiden van België is een heel ander gebied, met andere klanten en medewerkers dan in het noorden van Nederland. Daar past geen one size fits all-aanpak. De omzet leest iedereen op dezelfde manier, maar als je een analyse wilt overbrengen, moet je je heel bewust zijn van de verschillende culturen die wij in de organisatie hebben. Onze analyses moeten voor iedereen te begrijpen zijn.”
“De omzet leest iedereen op dezelfde manier, maar als je een analyse wilt overbrengen, moet je je heel bewust zijn van de verschillende culturen die wij in de organisatie hebben.”
Centraliseren en standaardiseren
Voorheen was MediaMarkt een decentrale organisatie, waarin elke winkel zijn eigen boekhouding had. Inmiddels is de organisatie grotendeels gecentraliseerd. “Als finance is het noodzakelijk de backoffice zoveel mogelijk te centraliseren en te standaardiseren. Voor zowel de administratie, als voor de indirecte kosten. Daarmee faciliteren wij zoveel mogelijk de winkels en het winkelnetwerk en nemen wij daar de zorgen voor weg. Wij kopen zoveel mogelijk diensten centraal in. Het tenderen en administreren van die diensten gebeurt ook allemaal centraal. Zowel op nationaal als op internationaal niveau. Dat betekent dat je de organisatie moet uitleggen dat dat soort zaken veranderen. Dat ze daarover niet hoeven na te denken en zij zich volledig kunnen focussen op de klant.”
De medewerkers begrijpen
“De financeafdeling binnen een retailorganisatie zijn, betekent dat je niet alleen maar met cijfers werkt, maar ook met mensen”, vervolgt Stipdonk. “Het opleveren van je cijfers is nog niet eens het halve werk. Vandaag de dag mag je verwachten, met alle technieken die we hebben, dat de cijfers zoveel mogelijk geautomatiseerd uit het systeem rollen. Daarmee is de plicht van finance gedaan, maar onderaan de streep heb je nog niets bereikt. De kunst om een retailorganisatie goed te sturen, is dat je de medewerkers goed begrijpt en de medewerkers jou goed begrijpen. Dat betekent dat je de cijfers op zo’n manier moet presenteren dat mensen die geen finance hebben gestudeerd ook weten wat ze moeten doen. Tegelijkertijd kan ik niet vijf dagen in de week in mijn kantoor blijven zitten. Ik moet regelmatig ook de winkelvloer op om te snappen wat zich in de winkel afspeelt. Daarnaast heeft finance ook de rol om kansen en risico’s te monitoren en de organisatie daar alert op te houden. Als targets niet worden gehaald, worden maatregelen getroffen om bij te sturen.”
Luisteren
De concurrentie voor MediaMarkt is moordend en om in dat geweld succesvol te blijven acht Stipdonk het noodzakelijk goed te snappen hoe de lijntjes lopen binnen de organisatie. “Goed naar de mensen luisteren, daar begint het mee. Soms hebben zij heel eenvoudige opmerkingen over rapportages die je aan het denken zet en waardoor je deze moet aanscherpen om meer duidelijkheid te verschaffen. Vanuit finance moeten wij het lokale ondernemerschap ondersteunen. Dat doen wij door uit te leggen waarmee wij bezig zijn, te luisteren waarmee zij bezig zijn en dat samen te brengen.”
De klassieke financerol is bij MediaMarkt nagenoeg verdwenen, stelt Stipdonk. “Als finance maak je het verschil door relaties te hebben met mensen en dat mensen begrijpen wat cijfers betekenen. Vandaag de dag zijn er, ook dankzij automatisering en digitalisering, zoveel data beschikbaar. De kunst voor ons is niet al die data in rapporten te vatten en tal van dashboards op te stellen. De grote uitdaging is dat vanuit die dashboard en rapporten heldere boodschappen komen, waarmee de business concreet aan de slag kan. Want finance maakt in een retailorganisatie niet de business, wij faciliteren de business. Als finance moeten wij ervoor zorgen dat we de data vertalen naar een verhaal.”
Opstellen als een surfer
De managing director finance vindt het lastig aan te geven hoe de komende jaren zich ontwikkelen. Immers, de coronacrisis en de oorlog in Oekraïne lieten zich ook niet voorspellen. “Ik probeer me in mijn werk op te stellen als een surfer, die elke dag naar zee gaat om te surfen. Soms zijn er hoge golven, soms geen golven en soms veel zwemmers. Mijn taak is in ieder geval elke dag ervoor te zorgen dat ik een goed surfbord heb, dat ik goed gekleed ben op het weer en in conditie ben. Het maakt dan niet uit hoe de dag loopt, want ik kan op alle ontwikkelingen inspelen. Ik anticipeer op wat kan komen. Het is gevaarlijk te denken dat elke dag hetzelfde gaat zijn, want dan loop je een groot risico dat je een golf een keer niet ziet. In mijn functie heeft het dus ook geen zin star vast te houden aan een vijfjarenplan en niet open te staan voor veranderingen, al dan niet verwacht of onverwacht.”
