Een online call om ‘even’ iets af te stemmen wordt er tegenwoordig gemakkelijk ‘ingeschoten’. Veel van die meetings kunt u voortaan cancelen voordat ze daadwerkelijk plaatsvinden. Met dank aan de ‘SBM-regel’.
Mede door de toegankelijkheid van elkaars agenda is de drempel om online meetings met elkaar te plannen drastisch verlaagd. Dit heeft geleid tot een explosie van korte vergaderingen in onze agenda’s.
Meetings met een hoog ‘Frans Bauer’ niveau
Dit is overigens geen anti-meeting propaganda. Meetings zijn een noodzakelijk kwaad om het risico op dubbel of onnodig werk te voorkomen. Nu financials meer dan ooit met verschillende afdelingen samenwerken, is er behoefte aan meer afstemming dan ooit tevoren. Alleen al om deadlocks in projecten te voorkomen is het positief wanneer een issue ‘even’ bilateraal wordt ‘afgetikt’.
Het probleem is dat deze korte meetings een hoog ‘Frans Bauer’-gehalte hebben. U weet wel: ‘Heb je even voor mij?… ‘ Ze vormen een enorme onderbreking van uw productieve werkdag. Daar komt nog bij dat deze korte calls vaak niet gaan over fundamentele issues. Waar men vroeger bij de koffie het topic even had aangekaart staat nu opeens een call van dertig minuten in uw agenda geblokt. Dat kan anders.
Solve Before Meeting
Het begint met het besef dat ‘de meeting’ slecht één van de vele middelen is om in te zetten voor besluitvorming en coördinatie. Het is daarbovenop ook nog eens een zeer duur middel. Als financial mag u dat feit best gebruiken om collega’s erop te wijzen dat het ook anders kan.
Voortaan heeft u vanaf nu de ´SBM-regel´. Dat werkt als volgt. Zodra u een aanvraag ontvangt voor zo’n meeting wees dan op uw hoede. Open vervolgens een thread in Teams/Slack/Webex en antwoord met ‘Let’s try to Solve this Before the Meeting’. Voeg vervolgens ‘SBM’ toe aan de meeting-titel.
U zult ervaren dat de meeste korte meetings vervolgens gecanceld worden. Het issue is simpelweg ervoor al opgelost.
De voordelen van SBM
De kracht van de ‘Solve Before Meeting-regel’ is dat u issues sneller oppakt op uw eigen voorwaarden.
Allereerst straalt het daadkracht uit. Waarom tot volgende week wachten om iets op te lossen als het ook eerder kan? Maar het verbetert ook de kwaliteit van uw werk en zelfs de meetings die u nog wel heeft.
Als u normaal tijdens een meeting pas hoort wat het echte issue is, loopt u het risico om te zeggen ‘dat moet ik even uitzoeken’ waardoor er met een beetje pech een week later weer een call van 20 minuten wordt ingeschoten.
Door een Solve Before Meeting-chat te starten vraagt u de ander om helder het issue te formuleren en heeft u de ruimte om de juiste informatie te vinden en een goede analyse te maken.
Deze manier van werken leidt uiteindelijk zelfs tot betere meetings. Mocht het namelijk niet lukken om het issue vooraf op te lossen dan is een inhoudelijke discussie juist waardevol. Dankzij de SBM-methode komt dit gesprek direct sneller tot de kern.
Auteur: Job ten Bosch, managing director van Debatrix