Koninklijke Boom uitgevers heeft de afgelopen tientallen jaren een ware gedaanteverandering ondergaan. Van traditionele uitgever van kranten en drukker heeft het bedrijf zich ontwikkeld naar een educatieve en professioneel wetenschappelijke uitgeverij die zich richt op kwalitatief hoogwaardige content voor het onderwijs, de wetenschap en de professional. Daarnaast heeft zich ook een transitie voorgedaan in de producten van alleen folio naar ook digitaal. Deze ontwikkelingen hebben vanzelfsprekend ook consequenties gehad voor finance, met de nodige uitdagingen. “Er is een lange periode overheen gegaan waarin we de systemen en boekhouding moesten aanpassen aan de veranderingen en aanpassen zal ook altijd nodig blijven”, vertelt CFO Ineke Lip.
Boom is een bedrijf dat bestaat uit verschillende uitgeverijen die content maken voor verschillende doelgroepen. Deze fragmentatie heeft ook consequenties voor de financeafdeling. “Het is complex”, stelt Lip. “Het is makkelijker als je een bedrijf hebt dat één markt of enkele grote markten bedient, maar wij hebben veel verschillende producten. Dat betekent dat wij ook veel verschillende administratiestromen hebben. De uitgeverijen opereren zelfstandig, maar verschillende afdelingen, waaronder finance, zijn centraal georganiseerd.”
De finance-afdeling van Boom
De financeafdeling van Koninklijke Boom uitgevers bestaat uit achttien medewerkers. Ineke stuurt als CFO het team aan en wordt daarin bijgestaan door haar rechterhand financieel directeur Henk Schrotenboer. De afdeling bestaat uit financieel procesbeheer, debiteuren- en crediteurenbeheer, financial control en businesscontrol. Ineke: “De financieel directeur stuurt financial control, debiteuren- en crediteurenbeheer aan en ik stuur rechtstreeks de business controllers en de procesmanager (leidinggevende financieel procesbeheer) aan. Henk heeft een buitengewone interesse in en kennis van informatietechnologie, maar is daarnaast ook ijzersterk in boekhoudkundige zaken. Dat heb ik nodig, want ik ben geen accountant. Ik heb een geschiedenis als business controller en mijn sterke punten liggen in het verhaal achter de cijfers. In de analyse en advisering.”
Betrokkenheid
Ineke, sinds januari 2018 CFO, omschrijft haar team als zeer professioneel. “Veel medewerkers werken al vele jaren bij ons en voelen zich verbonden met hun werk en met de cultuur van ons familiebedrijf. Ik ervaar veel betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel, de mensen zijn collegiaal, invoelend en sociaal. Ieder individu heeft natuurlijk haar of zijn eigen takenpakket, maar iedereen is ook bereid een collega te helpen. Ook als dat niet valt in het eigen takenpakket. De collega’s zijn heel betrokken en kijken over hun eigen grenzen heen door een stapje extra te doen. Als wij verbeteracties definiëren, pakt het team dat met elkaar op. Dat stimuleren wij ook. Er komen daarnaast ook vaak initiatieven van collega’s om iets leuks met elkaar te doen, ook breder dan finance alleen. Zoals bijvoorbeeld gezellige teamuitjes of een pubquiz.”
Draagvlak creëren
Ineke hoort vaak van collega’s dat zij haar zien als een verbindende persoon. “Ik denk ook dat ik relativerend ben, omdat ik zaken in het juiste perspectief kan plaatsen. Ik voel me verantwoordelijk en ben ook enorm betrokken, waardoor ik graag iedereen scherp houd. De deur van mijn kantoor staat altijd open, figuurlijk dan, want collega’s kunnen mij altijd benaderen en bereiken.” In haar werk en als ze beslissingen moet nemen, probeert de CFO draagvlak te creëren onder haar collega’s. “Ik ben niet iemand die zegt: pats boem, zo gaan we het doen. Ik mag graag van een ieder weten hoe hij of zij er tegenaan kijkt. Wat is hun visie en waarom? Op basis van die input neem ik een besluit. Vaak in samenspraak met de financieel directeur.”
“Natuurlijk ontkom ik er niet aan om soms directief te zijn. Dat hoort erbij als je een leidinggevende bent”, stelt Ineke. “Ik ben wel redelijk direct en geef het zeker aan als ik ergens iets van vind of het er niet mee eens ben, maar we kunnen daar vervolgens open over discussiëren. En uiteindelijk neem ik dan een besluit. Het is gewoon heel belangrijk de collega’s te betrekken bij de besluitvorming. Het zijn professionals. En hetzelfde geldt in mijn samenwerking met mijn financieel directeur. Wij voelen elkaar naadloos aan en werken ook al ruim twintig jaar samen. We hebben genoeg aan een half woord en het komt bijna niet voor dat wij het (na uitwisseling van argumenten) oneens zijn met elkaar. Wij kunnen heel goed discussiëren. Uiteindelijk is het besluit dat er uit komt bijna altijd door ons beiden gedragen.”
Takkenberg/senior medewerker finance en Jos van Weerden/financial controller. Derde rij van links naar rechts: Martijn Wijbrands/financial controller, Henk Schrotenboer/financieel directeur, Jan Willem Polling/business controller, Jack Visscher/senior administratief medewerker. Vierde rij van links naar rechts: Jolanda Mulder-Timmer/financial controller, Erwin Lap/business controller en Rob Meulenbeld/business controller. Foto: Koos Groenewold
Kans om te ontwikkelen
Ineke benadrukt de diversiteit als sterk punt van het financeteam van Boom. “Diversiteit zowel op het gebied van leeftijd, gender en ervaring als verschillen in karakters. Dat vult elkaar goed aan en maakt het een sterk team. Ik vind het heel belangrijk dat mensen zichzelf kunnen zijn en zichzelf kunnen ontwikkelen. Dat ze de kans krijgen de accenten te leggen waar ze extra goed in zijn. Het is bij ons geen strak afgebakend vierkantje van wat iemand moet doen en dat je daarvan niet mag afwijken. Als iemand een sterke interesse heeft in bijvoorbeeld AI of Power BI, dan kan diegene dat oppakken en bedenken hoe we dat kunnen gebruiken in onze processen. Ik word er alleen maar gelukkig van als collega’s, aanpalend aan hun takenpakket, een interesse hebben waarin ze verder willen groeien en waarvan wij ook profijt kunnen hebben.”
Een blijvende uitdaging voor het financeteam binnen Boom, is de juiste management- en stuurinformatie te destilleren. Ineke: “Wij hebben veel gedetailleerde informatie in de financiële administratie. Onze tools zijn in staat overal analyses van te maken, maar op een gegeven moment zie je door de bomen het bos niet meer. Het is een doorlopende uitdaging de juiste informatie te kunnen onderscheiden, waarmee een manager of directeur iets kan. Om op basis daarvan te sturen. Meer informatie is niet altijd beter. Kortom, de stuurinformatie moet vooral beter worden. Wij zijn bezig met een dashboard om dat vorm te geven. Waarmee je in één oogopslag de belangrijkste punten kunt zien en ook kunt zien waarop écht actie nodig is.”
“Het is bij ons geen strak afgebakend vierkantje van wat iemand moet doen en dat je daarvan niet mag afwijken.”
Kneden en schuiven
Ineke heeft momenteel weinig last van de krapte op de arbeidsmarkt. Afgelopen jaar vulde ze de laatste vacatures in. Haar team is voor nu compleet. “Ik ben heel blij met het team dat er nu staat. Er is een lange periode overheen gegaan waarin we aan het kneden en schuiven waren. De afdeling staat nu goed, met de scheiding tussen business- en financial control. Dat hadden we voorheen niet. Daarnaast is het crediteuren- en debiteurenproces goed ingericht en staat het financieel procesbeheer ook goed.”
Kritische houding
Er zijn momenteel geen vacatures in het financeteam van Boom, maar voor goede mensen is altijd plek en er is altijd beweging in een team. Mochten er nieuwe collega’s aantreden in de toekomst, dan moeten deze beschikken over een aantal eigenschappen. Ineke: “Niet alleen nieuwe mensen, maar ook de huidige medewerkers moeten open staan voor ontwikkeling. Daarnaast vinden wij betrokkenheid en integriteit heel belangrijk. Je moet zelfstandig kunnen werken, maar ook onderdeel willen zijn van het team. Ook zijn een goed beoordelingsvermogen en een kritische houding in onze ogen cruciaal. Het helpt ons niet als iemand alleen maar ‘ja en amen’ zegt. Ze moeten mij van repliek kunnen dienen en zeggen als ze het ergens niet mee eens zijn. Daarmee word je als team sterker. Maar bovenal moeten mensen zich thuis voelen bij ons en zichzelf kunnen zijn en daarmee passen in onze bedrijfscultuur, een familiebedrijf met een warme en professionele basis waar collega’s graag willen werken.”
