Bij veel organisaties voeren medewerkers administratieve handelingen nog handmatig uit. Denk aan het verwerken van facturen, het invullen van formulieren, bevestigingsmails versturen, IT-supportwerk, het ophalen van informatie, het overtypen van zaken. Terugkerende, eenvoudige handelingen volgens vaste regels die veel tijd en dus geld kosten. Hiervoor is RPA een uitkomst.
Softwarerobots
RPA staat voor Robotic Process Automation. Softwarerobots nemen repetitieve en rule-based processen over van medewerkers en voeren ze consistent en foutloos uit. Dat is de kracht van RPA. Het resultaat is meer efficiency, minder risico’s, minder kosten, 24/7 beschikbaarheid. En omdat medewerkers tijd overhouden, kunnen zij ander, uitdagender werk doen, dat zorgt voor nog meer toegevoegde waarde voor de organisatie.
Uitdaging
RPA is niet alleen een uitdaging voor de medewerkers, maar ook voor de controller. Automatisering ontlast, maar kan in het begin voelen als verlies van grip op de cijfers. De controller moet durven loslaten en erop vertrouwen dat de data die hij onder ogen krijgt juist en volledig zijn. Dat kan alleen als RPA systematisch en correct wordt ingericht in de organisatie. En dat betekent om tafel gaan met betrokkenen – medewerkers, management, directie – om te inventariseren waar RPA ingezet kan worden. Processen die al langer bestaan en niet meer zo vaak veranderen, zijn hiervoor bij uitstek geschikt. Schakel vervolgens een expert in om te bepalen welk RPA-pakket aansluit bij de wensen van de organisatie. Maak dan de stap naar implementatie en finetune gaandeweg dit proces.
Mensen zijn het belangrijkst
RPA vervangt taken, niet mensen. Iemand die twintig jaar hetzelfde heeft gedaan, zit er over het algemeen niet op te wachten om zijn werk anders te doen. Een handleiding neerleggen en zeggen: ‘Hier staat het allemaal in’ volstaat niet. Neem medewerkers mee, enthousiasmeer ze, laat zien dat er door de inzet van RPA tijd vrijkomt voor andere zaken, dat ze zichzelf verder kunnen ontwikkelen en leukere, uitdagende taken kunnen oppakken. Dat geldt overigens ook voor de controller zelf, die houdt meer tijd over voor het analyseren van rapporten in plaats dat hij die tijd moet besteden aan het opstellen ervan. Een laatste tip voor de controller: pas je tempo aan de afdelingen, collega’s en de organisatie aan. Dat zorgt voor draagvlak en begrip.
Auteur: Wingyin Tang, Senior Finance Professional bij Hofmeier