Btw is voor organisaties een lastig onderwerp en de complexiteit neemt alleen maar toe. Het is zeer ingewikkelde, maar daarentegen ook boeiende materie. “Organisaties hebben elke dag te maken met btw, maar toch is er nog grote onwetendheid over de regels die er zijn”, zegt btw-adviseur Carola van Vilsteren.
“Btw is zo’n lastig onderwerp omdat we in beginsel te maken hebben met wetgeving die dateert uit 1968”, vertelt Van Vilsteren, btw-adviseur en docent van de cursus Btw in één dag. “Die wet gaat er nog vanuit dat u een factuur maakt op een carbonpapiertje, deze in een envelop stopt en verstuurt. Dat staat haaks op hoe tegenwoordig de meeste organisaties hun facturen versturen en verwerken. Digitaal en soms zelfs geautomatiseerd. Het is een zoektocht hoe we, met de moderne technieken die voorhanden zijn, toch kunnen voldoen aan de btw-wetgeving. Het is namelijk fout om te denken dat u de documentatie die aan de basis ligt van een factuur altijd weg kunt gooien als u de factuur digitaal verstuurd.”
Niet meer van deze tijd
Van Vilsteren erkent dat de btw-wetgeving, ondanks dat in de loop der tijd enkele richtlijnen zijn vervangen, niet meer van deze tijd is. “Echter, het probleem is dat Nederland de wet zelf niet kan veranderen. Alle Europese lidstaten moeten daar unaniem mee instemmen. Desondanks probeert de Europese Commissie wel te vernieuwen. Er is binnen Europa veel fraude. Zo’n 198 miljard euro per jaar. Om die fraude te bestrijden, is dit jaar ingevoerd dat internetplatforms allerlei gegevens moeten aanleveren bij de belastingautoriteiten en volgend jaar moeten belastingverwerkers dat ook. Vervolgens willen de autoriteiten die gegevens met elkaar matchen om te controleren of iedereen die iets verkoopt via internet, daar ook wel btw over afdraagt. Zo is er wel sprake van een moderniseringsslag, maar die vernieuwing kost tijd.”
Cursus Btw in één dag
Na deelname aan de cursus Btw in één dag bent u op de hoogte van de nieuwe wet- en regelgeving, rechtspraak en ontwikkelingen in de btw-praktijk. Tijdens de cursus maken we de vertaalslag naar de dagelijkse praktijk, zodat de deelnemers direct aan de slag kunnen. Van Vilsteren gaat in op zowel de kansen als risico’s van btw-heffing. Hierbij staan eigen btw-vraagstukken centraal.
Deze onderwerpen komen aan bod tijdens de cursus:
- Administratieve en factuurverplichtingen
- Btw-controle/steekproefcontrole en wat te doen als u bezoek van de belastingdienst krijgt
- Aangifte btw en suppletie
- In- en verkoop binnen NL, EU en niet-EU
- Praktijkcasussen en praktische tips
Het is mogelijk om voorafgaand aan het programma zelf onderwerpen aan te dragen zodat deze besproken zullen worden.
Nederland loopt ver achter
“Daarbij komt ook nog dat de Belastingdienst in Nederland zijn zaakjes qua automatisering niet op orde heeft. Zij werken nog met oude systemen. Die systemen draaien weliswaar zonder grote storingen, maar door de ouderdom is het niet mogelijk om alle wijzigingen in dit systeem aan te passen. Landen als Portugal en Spanje zijn hier veel verder in. Wij in Nederland hobbelen er een beetje achteraan.”
QR-code op de factuur
Van Vilsteren haalt een voorbeeld aan uit Portugal, waar de techniek veel verder is. “Als u daar als organisatie een factuur opstelt, moet u deze voorzien van een QR-code, die u opvraagt bij de belastingdienst. Daarmee komt de factuur direct bij de belastingdienst terecht en bij degene aan wie u de factuur stuurt. De belastingdienst heeft zodoende alle factuurstromen eenvoudig in beeld. En als u gaat tanken en u laat uw QR-code op uw telefoon zien, krijgt u direct een digitale tankbon waarvan u uw btw kunt terugvragen. Als u geen QR-code heeft om te laten zien, dan kunt u de btw ook niet terugvragen. Dit zijn mogelijkheden waarvan wij in Nederland voorlopig alleen nog maar van kunnen dromen. De belastingdienst heeft eerst andere digitale problemen om op te lossen.”
Serieus probleem
De btw-heffing kan kansen bieden, maar ook zeker risico’s. “Stel u rekent als onderneming voor een dienst of product geen btw, nul procent btw of een btw-vrijstelling. Als dat achteraf niet juist is, dan heeft u een serieus probleem. De belastingdienst stuurt een naheffingsaanslag en daar bovenop komt ook nog eens een maximale boete van vijftig procent van het btw-bedrag, als u een verkeerd percentage hanteert. Hetzelfde geldt als u het verlaagde tarief toepast en uw dienst of product blijkt niet onder het verlaagd tarief te vallen. Ook zie ik het nog vaak voorkomen dat bedrijven onterecht hun btw terugvragen. Bijvoorbeeld bij de verkoop van aandelen. Voor de verkoop van hun deelneming maken ze allerlei kosten. Bijvoorbeeld voor een due diligence en voor advies. Ze zijn in de veronderstelling dat ze daarop hun btw terug kunnen vragen. Dat mag niet, omdat de verkoop van die aandelen is vrijgesteld van btw, mag u ook de kosten voor de verkoop van die aandelen niet in aftrek brengen.”
Van Vilsteren ziet dat organisaties nog vaak de fout ingaan. Waarbij het de vraag is of op de kosten terecht btw in rekening is gebracht. “Btw kan namelijk in sommige gevallen wel worden teruggevraagd, of wordt geen kostenpost, als u daarvoor in het begin bepaalde acties onderneemt. En daar zit voor een groot gedeelte de crux. Want in veel gevallen, bijvoorbeeld bij verkoop van een deelneming, wordt pas over de btw nagedacht als de inkoopfactuur is ontvangen. Dan kunt u het niet meer veranderen, want dan is de dienst of het product al geleverd.”
Absolute noodzaak
Als u btw aan de voorkant goed inregelt, dan mag u ervan uitgaan dat het op het einde, als de factuur de deur uitgaat, ook klopt. Van Vilsteren: “Het probleem is vaak dat de administratie pas op het eind zit. De commerciële mensen in een organisatie verzinnen de mooiste dingen, maar denken niet na over de btw-consequenties. Ik herinner mij een organisatie waarbij de commerciële afdeling een fantastisch idee had, maar uiteindelijk bleek dat ze, om dat idee uit te voeren, in alle EU-landen een btw-nummer moesten hebben. Om dat achteraf allemaal nog te regelen gaf zoveel rompslomp, dat dat duurder was dan wat dat idee zou opbrengen. Hoewel btw absoluut geen sexy onderwerp is, is het wel absolute noodzaak om daar vooraf goed over na te denken. De impact is groot en kosten en boetes kunnen flink oplopen.”
Dagelijkse praktijk
Hoewel de wetgeving duidelijk is, worstelen veel ondernemingen nog met de btw-regels. “De meeste mensen willen niet frauderen, maar door het onjuist toepassen van de regels, gaan er per ongeluk dingen fout. Zorg dus dat u goed op de hoogte bent van de actuele regels, en sta bij het maken van plannen ook even stil bij de btw-gevolgen.”
Over Carola van Vilsteren
Mr. Carola van Vilsteren heeft fiscaal recht gestudeerd en is directeur van Van Vilsteren BTW advies in Renkum. Zij houdt zich bezig met advisering op het gebied van btw, het in kaart brengen van btw-risico’s en het verzorgen van btw-cursussen. Carola is tevens als auteur verbonden aan diverse vakbladen.
