De financiële afdeling binnen een bedrijf is van oudsher gericht op de eigen bedrijfsvoering. Maar de kansen op het gebied van digitalisering liggen vooral buiten de eigen organisatie. Hoe zorgt u ervoor dat klanten en leveranciers zo digitaliseren dat úw bedrijfsprocessen daar profijt van hebben?
“Als eerste is het van belang jezelf concrete doelen te stellen”, antwoordt Arjan Sloot, Country Manager Benelux bij TIE Kinetix, een leider in honderd procent digitalisering van de supply chain. “Een doel als: ik wil dat over één jaar vijftig procent van mijn inkomende facturen digitaal worden aangeleverd. Of: ik wil per 2024 alleen nog maar digitale orders ontvangen. Het is zaak op dat niveau eerst je doelen te stellen.”
Laaghangend fruit eerst
De volgende stap is volgens Sloot met klanten of leveranciers in gesprek gaan over de gestelde ambities. “En dan in hoofdlijnen aangeven wat het doel is, waarom, per wanneer en wat daarvoor nodig is, met als boodschap: ik kan alleen maar digitaliseren als jij ook digitaliseert. Ik zou dan wel, om het laaghangend fruit eruit halen, beginnen met de grootste klanten en leveranciers. Laat ook onderzoeken in hoeverre zij al in staat zijn om te digitaliseren, bijvoorbeeld omdat ze dat al met andere klanten of leveranciers hebben gedaan.”
“Het terrein waar de meeste winst valt te halen, ligt op het snijvlak van facturen en orders.”
Het terrein waar qua digitalisering de meeste winst valt te halen, ligt volgens Sloot op het snijvlak van facturen en orders. “Het meest voor de hand liggend, is om te beginnen met de factuur. Daarna de order en vervolgens de factuur-order-gerelateerde documenten. Denk aan een time card van een uitzendkracht. De operationele voordelen voor zowel de leverancier als de afnemer, zijn onder andere minder verwerkingstijd, sneller betalen of sneller betaald krijgen.”
Impasse doorbreken
De processen van klant en leverancier op elkaar aansluiten, lijkt makkelijker gezegd dan gedaan. “Daar zijn normen en standaarden voor”, stelt Sloot gerust. “Zoals de Europese norm voor wat in een factuur moet staan. Als iedereen zich daaraan houdt, is het mogelijk de systemen daarop voor te bereiden; of het nou gaat om een uitgaande of een inkomende factuur. Het handige van zo’n norm is dat je het maar één keer hoeft toe te passen voor ál je klanten en ál je leveranciers. In plaats van dat het per leverancier of per klant telkens anders moet.”
Wat de noodzakelijk standaardisatie nogal eens in de weg zit, is dat klanten een bepaald supply-platform hebben, waarvan ze vinden dat leveranciers daarop moeten aansluiten, waarop die leveranciers vervolgens de hakken in het zand zetten en, bijvoorbeeld, een extra vergoeding verlangen voor deze inspanning. “Om zo’n impasse te doorbreken, is het belangrijk terug te keren naar het doel en uit te leggen waarom dat doel zo belangrijk is voor beide partijen. Als het gaat om e-facturatie is het goed om te beseffen dat elk bedrijf ermee te maken zal krijgen, van rechtswege. Hoe dan ook, onherroepelijk. In de komende vier jaar.”
Lees ook: “Kansen op gebied van digitalisering liggen buiten de eigen organisatie”
Succesverhalen
Sloot wordt enthousiast van de succesverhalen die hij uit zijn dagelijkse praktijk kent. Zoals van Plus Supermarkten, die de inkoop van de winkelvoorraad nagenoeg volledig heeft gedigitaliseerd. “Dat is te danken aan het gebruiken van standaarden, en aan het informeren én begeleiden (onboarding’) van leveranciers.” Een ander succesverhaal komt uit de publieke sector. “De gemeente Amsterdam zit inmiddels al op meer dan zestig procent e-facturatie! Een hele prestatie, wetende dat het om maar liefst 16.000 leveranciers gaat, van grote bedrijven tot zelfstandigen zonder personeel.”
Arjan Sloot wil ten slotte graag benadrukken hoe belangrijk het voor dergelijke digitaliseringtrajecten is om als opdrachtgever niet op de stoel van de leverancier te gaan zitten. “We zien vaak de aarzeling om een middel als e-facturatie te verplichten bij hun leveranciers. In de vrees dat die leveranciers niet willen of kunnen voldoen aan die eis. Dan ga je in feite op de stoel van die leverancier zitten, maar dan zal het niet lukken je eigen ambities waar te maken.”
Bovendien is de vrees dat leveranciers niet mee kunnen of willen in die technologische ontwikkelingen ongegrond. “Vijf jaar geleden viel daar misschien nog iets voor te zeggen, maar vandaag de dag echt niet meer. Zo stelt het Rijk e-facturatie ook al verplicht. Leveranciers zijn het dus steeds meer gewend en vinden moeiteloos de aansluiting op het gewenste platform. Eventueel is het zelfs mogelijk om vooraf voor een selectie leveranciers een check te laten doen of zij al op e-facturen kunnen sturen. Niets staat bedrijven en instellingen dus in de weg om de kansen van digitalisering ook op dit front ten volle te benutten.”
Dit artikel is mede tot stand gekomen in samenwerking met TIE Kinetix.
