Een vraag waar veel bedrijven en instellingen mee worstelen is of de inzet van Robotic Process Automation technologie zinvol voor ze kan zijn. Om het antwoord hierop te krijgen, is het belangrijk om het concept van een virtuele medewerker te begrijpen en te snappen dat een werkplek van robot anderssoortige aandacht vraagt. Martin van Esschoten, docent bij Finance Academy E-learning en manager business development bij RPA-specialist Coforce, vertelt hoe het zit.
Robotisering of RPA is het automatiseren van processen of procedures. Oftewel, een softwarerobot neemt taken over die medewerkers normaalgesproken in applicaties doen. “Deze robot kun je zien als een virtuele medewerker die dezelfde schermen en apps gebruikt, waardoor het een relatief eenvoudige manier van automatiseren is. Een IT-medewerker zal het een script noemen; een administratieve medewerker zal het als een virtuele collega ervaren”, zegt Van Esschoten.
E-learning: Robotics
In deze videocursus legt Van Esschoten uit hoe u RPA in de praktijk inzet en wat de impact van robotisering op de finance-functie is.
>> Als volledig abonnee van cm: kunt u ook gebruikmaken van dit PE-platform. Voer uw e-mailadres in op Finance Academy E-learning en ontvang een wachtwoord in de mail waarmee u eenmalig inlogt.
(Nog geen adres geregistreerd als cm-abonnee? Lees hier hoe u uw e-mailadres activeert.)
>> Al abonnee? Bekijk de cursus hier op uw dashboard
>> Lees meer over de cursus hier in de openbare catalogus
“Doordat RPA zich voordoet als een medewerker, kun je zonder programmeercodes en zonder op databaseniveau connecties te leggen, de handelingen door een softwarerobot laten uitvoeren”, vervolgt hij. Daar zit volgens Van Esschoten ook de kracht van RPA. “De robot voert op schermniveau handelingen uit, waardoor er weinig procesveranderingen hoeven plaats te vinden. Een robot kan net als een echte medewerker taken over laten aan een collega door een e-mail te sturen of een notitie in een applicatie achter te laten. Dit betreft relatief kleine handelingen. Hierdoor is RPA perfect inzetbaar om laagdrempelig te starten met automatiseren.”
RPA-toepassingen
RPA-technologie heeft zich de afgelopen vijf jaar bij zowel grote als kleine bedrijven al bewezen. Er zijn legio toepassingen van RPA denkbaar. “De gemeenschappelijke deler tussen de verschillende toepassingen is dat het altijd om processen gaat die een repeterend karakter hebben en weinig uitzonderingen kennen”, licht Van Esschoten toe. “Wanneer het interessant wordt een proces te robotiseren, hangt af van de doelstelling van het bedrijf. Die kan zowel kwalitatief als kwantitatief van aard zijn.”
Zo zijn er op de finance-afdeling vaak heel veel standaardboekingen die door robots opgepakt kunnen worden. Denk daarnaast aan inkomende opdrachten of het onboarden van nieuwe medewerkers. Dit zijn werkzaamheden met veel verschillende processtappen die heel eenduidig zijn en waarvan het belangrijk is dat ze altijd op een goede manier uitgevoerd worden. “Een robot levert altijd dezelfde kwaliteit en zal bij controles nooit een oogje dicht knijpen”, merkt Van Esschoten op.
De businesscase kan ook een kwantitatief karakter hebben. Als een bedrijf een groot volume transacties heeft, waar bijvoorbeeld veel dezelfde boekingen of dezelfde controles plaatsvinden, dan kan het kosten besparen. “Je hebt simpelweg minder mensen nodig voor hetzelfde werk’, zegt Van Esschoten. ‘Bij de Innovestit Group, waar Coforce een onderdeel van is, gebruiken we RPA voor veel kleine procedures: zoals het ophalen van facturen van verschillende portalen, het samenstellen van de juiste verkoopfactuur, het controleren van declarabele uren. Doordat de medewerkers van de finance-afdeling deze vervelende, afleidende klussen niet meer hoeven te doen, scheelt dit hen niet alleen veel werk maar het zorgt ook voor nog meer arbeidsvreugde.”
Van RPA naar AI
Er bestaan intussen verschillende gradaties in robotisering. Van Esschoten: “We zien momenteel een ontwikkeling van RPA naar intelligent automation, ook wel cognitieve automatisering genoemd. Waar klassieke RPA zich beperkt tot het verwerken van gestructureerde data en relatief eenvoudige processen waar weinig tot geen interpretatie voor nodig is, maakt intelligent automation door inzet van machine learning het mogelijk taken met ongestructureerde data te automatiseren. Nog een stap verder is artificial intelligence (AI). AI kijkt over meerdere administraties/systemen/procedures heen. Dat helpt bij de besluitvorming.”
Stappen bij implementatie
Het robotiseren van processen heeft in de praktijk een technische kant en een organisatorische kant. Vanuit technisch perspectief is het verstandig om in een vroeg stadium naar de infrastructuur te kijken. Volgens Van Esschoten is dit iets wat organisaties vaak vergeten. Er zijn tools die op een desktop draaien en er zijn ook meer server-georiënteerde tools. Vervolgens dient er een goede werkplek te worden ingericht voor de virtuele medewerker: Wie gaat de intake doen? Wie beoordeelt de processen? Wie configureert en wie beheert het proces? “Wij adviseren om voor het organisatorische deel een projectteam in het leven te roepen. Dit projectteam kijkt dan als eerste naar het proces. Met een lean-gedachte draagt het team het proces over aan de virtuele medewerker. Om verspilling uit het proces te halen, zal het proces misschien wat moeten worden aangepast. Dit stelt het team voor een aantal keuzes in wat de robot wel en niet kan ovrnemen en welke applicaties worden aangehaakt”, zegt Van Esschoten.
Functioneringsgesprek
“Verder moet een virtuele medewerker een gebruikersnaam en een wachtwoord hebben om bepaalde handelingen op bepaalde applicaties uit te voeren’, vervolgt de RPA-specialist. ‘Pas als dit allemaal is geregeld, kunnen we de procedure in de RPA-software vastleggen. Dan volgt de testfase waarin het team gaat plannen wanneer de taken moeten worden uitgevoerd. Zodra dit allemaal loopt, kan de robot worden overgedragen aan de lijnorganisatie.”
Een robot heeft geen functioneringsgesprek nodig, maar een dashboard waaraan je kan zien of hij het goed doet. “Je kunt een robot heel goed monitoren. Als hij denkt: ‘ik kan dit niet’, dan krijg je een functionele rapportage of melding. Daarnaast is er een technische rapportage. Mocht er iets in een procedure veranderen en je vergeet de virtuele medewerker daarvan op de hoogte te brengen, dan zal hij zelf dus rapporteren dat hij zijn taak niet meer kan uitvoeren”, aldus Van Esschoten.
Het grote voordeel van RPA-technologie is dat bedrijven en instellingen op een eenvoudige manier processen kunnen automatiseren, zonder dat het gelijk een omvangrijk IT-project wordt. “Doordat beide afdelingen de methodiek van automatisering begrijpen, kunnen processen en procedures kunnen eenvoudig optimaler worden ingericht. Dit levert een ander gesprek op tussen IT en business, waardoor organisaties beter in staat zijn om te beoordelen in welke gevallen inzet van RPA-technologie zinvol voor ze is.”
Dit artikel is gepubliceerd op 1 april 2020 en geactualiseerd op 24 april 2023.
Finance Academy E-learning
Processen die gestandaardiseerd kunnen worden op de finance afdeling zullen in de toekomst meer en meer vervangen worden door robotics of robotic process automation (RPA). Dat heeft grote gevolgen door de finance functie: aan de financial zullen andere en meer eisen gesteld worden. Robotics zijn echter niet alleen maar bedreigend voor de financiële functie; het biedt ook zeker veel mogelijkheden doordat het repeterend werk uit handen neemt en de finance-functie zo de kans krijgt om zijn plek te veroveren als strategische business partner. Leer er alles over in de e-learning Robotics.
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor de controller van vandaag belangrijk zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. U kunt geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
