De onzekere economische tijden, waarin alles steeds maar duurder blijft worden, hebben invloed op het werk van financeprofessionals. Zij krijgen immers steeds vaker te maken met klanten die hun rekeningen niet kunnen betalen.
Als gevolg daarvan moeten zij ook een scherp oog op hun eigen cashflow houden. Ze willen natuurlijk niet in de problemen komen door een verminderde cashflow bij de bedrijven waar zij geld van zouden moeten ontvangen. Uit ons onderzoek bleek al dat veertig procent van de bedrijven een groei zag in klanten met betalingsachterstanden.
Dat betekent natuurlijk ook dat financeprofessionals steeds vaker achter openstaande rekeningen aan moeten. Maar liefst 36 procent van de financeprofessionals geeft aan het laatste half jaar steeds meer bezig te zijn met betalingsachterstanden. Een belangrijk onderdeel van het werk van de professionals, maar lang niet altijd het leukste deel. Zeker als zij nooit eerder in zo’n situatie hebben gezeten. De economie ging de laatste jaren namelijk voor de wind, maar in het eerste kwartaal van 2023 kromp de Nederlandse economie. Nu is er sinds de bankencrisis in 2008 voor het eerst gegronde angst voor een recessie.
Door de enorme tussenpoos tussen nu en de laatste recessie, zien we dat financeprofessionals vaak kennis tekortkomen over hoe zij het beste om kunnen gaan met debiteuren. Twee op de vijf (38 procent) zou dan ook graag meer kennis willen hebben over hoe je de debiteurenafhandeling het beste inricht. Om je op weg te helpen daarmee, geef ik je graag vijf tips:
1. Ken je klant
Het is belangrijk om je klant goed te kennen, zodat je weet wat je kunt verwachten als het bijvoorbeeld gaat om betalingen. Bovendien weet je zo hoe je het beste met hen kunt communiceren. Houd er rekening mee dat je te maken kan krijgen met de cultuur en gewoontes van de klant, bijvoorbeeld verschillende manieren van communiceren. Het is essentieel dat je de communicatie hierop aanpast. Wees daarbij ook transparant en duidelijk over de betalingsvoorwaarden.
2. Breng de wens van de opdrachtgever in kaart
Naast het kennen van de klant is het ook belangrijk om de wensen van de opdrachtgever goed in kaart te brengen voordat je aan de slag gaat met debiteurenbeheer. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je weet welke eisen er gesteld worden aan betalingsvoorwaarden. Dit voorkomt misstanden en zorgt ervoor dat je effectief aan het werk kunt gaan.
3. De juiste workflow instellen
Voor een effectieve schuldenaanpak, is ook een goede workflow voor debiteurenbeheer essentieel. Denk daarbij aan het vaststellen van de betaaltermijnen, het sturen van herinneringen en aanmaningen, communicatie met de klant en het inschakelen van een incassobureau. Hoe meer je van tevoren vast legt, hoe beter het totale proces verloopt.
4. Een juist debiteurensysteem
Het gebruik van een juist debiteurensysteem is van groot belang voor een effectief beheer. Daarvoor is het essentieel om de juiste gegevens van klanten te hebben en deze up-to-date te houden. Daarnaast moet je een goed overzicht hebben van de openstaande facturen en betalingsherinneringen. Er zijn verschillende systemen op de markt die je hierbij kunnen helpen, zoals boekhoudsoftware of speciale debiteurenbeheersystemen van Visma | Onguard.
5. Experts het werk laten doen
Tot slot: als je zelf niet voldoende kennis of tijd hebt voor debiteurenbeheer, kun je ook nog overwegen dit uit te besteden aan experts op dit gebied. Zij hebben de kennis en ervaring om op een efficiënte en effectieve manier je debiteurenbeheer te regelen. Het kan dan ook kostenbesparend werken als je je focust op je corebusiness en de debiteurenbeheer overlaat aan professionals. Geef hen dan wel jouw normen en waarden mee, zodat je weet dat je je klant uiteindelijk niet verder de schuldenproblematiek in helpt.
Een vaste taak
Bovenstaande tips helpen je als financeprofessional op weg met debiteurenbeheer. Maar wil je goed debiteurenbeheer in je bedrijf kunnen garanderen, dan is het essentieel dat er in ieder geval één financeprofessional is die debiteurenbeheer als vaste taak heeft, en dus niet als bijzaak. Dit is geen tip, maar pure noodzaak. Debiteurenbeheer moet een integraal onderdeel zijn van je bedrijfsvoering en niet iets dat men er nog even naast doet als wat tijd over is. Daarvoor is het vanzelfsprekend weer belangrijk dat er voldoende tijd en middelen beschikbaar gesteld worden, alleen dan kunnen financeprofessionals er ook echt een prioriteit van maken.
Auteur: Sara Mooi, Directeur Customer Relations bij Flanderijn
