Organisaties stoppen veel energie in het tot stand komen van contracten, waarna de contracten worden gearchiveerd en niemand er meer naar om kijkt. Het primaire doel van een contract is echter het managen en bijsturen van de overeengekomen prestatie. Het managen van contracten is dan ook noodzakelijk.
Er is altijd een spanningsveld tussen de eisen die een organisatie heeft gesteld en de prestaties die leveranciers, gegeven de prijs die daarvoor overeen is gekomen, willen leveren. Een dergelijk compromis is broos en iemand moet erop toezien dat de afspraken in een contract werkelijkheid worden. Bovendien is een contract een momentopname. De omgeving verandert gedurende de looptijd van een contract. Idealiter is een contract dan ook een levend document, dat gedurende de looptijd van het contract aan de gewijzigde omstandigheden wordt aangepast.
E-learning: Contractmanagement
Deze e-learning laat zien hoe contractmanagement succesvol kan worden geïmplementeerd of op een hoger niveau gebracht en geeft u theoretische kennis en praktische handvatten. Na het volgen van deze e-learning bent u in staat om:
- grip op de contracten en leveranciersrelaties te krijgen;
- regievoeren binnen de eigen organisatie en uw leveranciersrelatie;
- te werken aan het resultaat/ prestatiegericht maken van uw contracten;
- de juiste expert uit de leveranciersmarkt te halen en/of uw bestaande leveranciers te ontwikkelen in de richting waar uw keten om vraagt.
>> Bekijk de cursus hier op uw dashboard
Goed contractmanagement
Goede afspraken maken met leveranciers is één ding, deze afspraken ook bijhouden, de relevante informatie met de medewerkers delen, aan de bel trekken zodra afspraken niet worden nagekomen en op tijd reageren als contracten aflopen is een ander ding. Goed contractmanagement is een voorwaarde als organisaties op nieuwe omstandigheden willen kunnen inspelen.
Het managen van contracten kost tijd en dus geld. Daarom moet er een keuze worden gemaakt welke contracten voor contractmanagement in aanmerking komen. De inspanning die moet worden geleverd moet minder zijn dan de voordelen van contractmanagement.
Proces bewaken
Onder contractmanagement wordt het proces verstaan waarbij wordt bewaakt of alle bij een overeenkomst betrokken partijen volledig aan hun verplichtingen voldoen, zodat aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de organisatie wordt voldaan.
Het beheersen van contacten en contracten met externe leveranciers moet leiden tot het duurzaam waarborgen van de kwaliteit, stabiliteit en continuïteit van de dienstverlening van de leveranciers naar de interne klanten en het reduceren van de kosten daarvan.
Voordelen
Voordelen van contractmanagement zijn:
- meer inzicht in de prestaties van een leverancier in zijn geheel in plaats van per contract waardoor er ook meer inzicht in de toegevoegde waarde van deze leverancier voor de organisatie ontstaat;
- meer inzicht in commerciële en juridische risico’s;
- het verkrijgen van betere meet- en sturingsmogelijkheden;
- meer kennismacht naar leveranciers toe en betere input ter voorbereiding van gesprekken en onderhandelingen;
- betere interne en externe communicatie;
- betere interne verdeling tijd en capaciteit naar belang contract en leverancier;
- het beter benutten van kwaliteiten en capaciteiten van de leverancier;
- kostenbesparingen (efficiënter werken, minder nazorg/herstelwerk, tijdig zicht op eventueel meerwerk, contractbesparingen);
- beter gestroomlijnde samenwerking, harmonie en tevredenheid tussen leverancier en organisatie (beide partijen kennen eenduidige aanpak, inhoud en resultaten);
- het beheersen van commerciële en juridische risico’s;
- meer innovatiekracht;
- betere leveranciersrelaties.
Iedere organisatie wil op ieder moment inzicht in de lopende materiële verplichtingen hebben. Daarnaast zijn contracten onderdeel van de bedrijfskritische informatie waarover organisaties beschikken en die bedrijfskritische informatie zal dus ook succesvol moeten worden beheerst. Daarmee ligt het management van contracten in de sfeer van risicomanagement en is het een belangrijk onderwerp voor alle organisaties. Organisaties hebben vaak wel de kennis en kunde in huis om contractmanagement op orde te krijgen. Toch staat contractmanagement niet altijd bovenaan de agenda of ontbreekt het aan tijd. Een risicovolle gedachte, want een incident, geschil of het niet uitvoerbaar blijken van contracten kan op de loer liggen en makkelijker worden voorkomen dan achteraf worden hersteld. Succesvol contractmanagement kan organisaties dan ook veel tijd, geld en energie besparen. Succesvol contractmanagement minimaliseert juridische, fiscale en operationele risico’s en maximaliseert de financiële en operationele meerwaarde van contracten. Succesvol contractmanagement helpt bovendien om contracten op uniforme wijze en met de juiste ‘checks and balances’ op te stellen, af te sluiten, te autoriseren, op te slaan, te monitoren en te verbeteren.
Bewustwording stimuleren
Het is dan ook aan te raden om bewustwording te stimuleren bij degenen die binnen een organisatie bij het proces van contracteren zijn betrokken, een visie op contractmanagement te ontwikkelen en protocollen op te stellen waarin contractmanagement wordt beschreven. Dat leidt tot:
- het betrekken van de juiste en bevoegde personen;
- efficiënter contracteren;
- financiële en operationele meerwaarde van contracten;
- het voorkomen van juridische, fiscale en operationele risico’s;
- het bewerkstelligen van uniformiteit en continue kwaliteitsverbetering van contracten.
Contractmanagement lijkt vanzelfsprekend, maar uit onderzoek van de derde inkoopvereniging ter wereld, NEVI, blijkt dat slechts een kwart van de contracten écht wordt gemanaged. Bij de helft van de contracten wordt iets van management gedaan, maar in de helft van die gevallen, een kwart van het totaal dus, is dat niet meer dan meten. In de andere gevallen is dus niet in de hele organisatie bekend welke afspraken er zijn gemaakt en worden partners daar dus ook niet altijd aan gehouden. Dan kan een organisatie nog zo goed onderhandelen, maar zal ze dat niet terugzien in de resultaten. Dat leidt tot het weglekken van waarden.
Managen van onduidelijkheden
De klassieke opvatting over contractmanagement is het op operationeel niveau managen van alle in een contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven. Dat klopt, maar gaat voorbij aan een minstens net zo belangrijke taak. Contractmanagement gaat namelijk ook over het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in een contract. Dat wordt nogal eens vergeten. Succesvol contractmanagement focust op beide aspecten met als belangrijkste doelstelling het realiseren van de beoogde contractdoelen, zoals financiële en operationele meerwaarde, kostenreductie of kwaliteitsverbetering.
Lange tijd bleef de discussie over contractmanagement hangen rondom de vraag of het een organisatie financieel iets oplevert of dat het alleen maar geld kost. Het vak contractmanagement is inmiddels zo volwassen geworden dat het haar strepen wel heeft verdiend. Praktijkcases tonen namelijk aan dat succesvol contractmanagement veel toegevoegde waarde biedt. Het levert niet alleen besparingen op, het geeft ook extra toegevoegde waarde voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Samenwerkingen worden veel intensiever en hebben een veel strategischer belang, waarbij beide partijen meer toegevoegde waarde uit een contract halen.
Managen
Opdrachtgevers en opdrachtnemers raken er steeds meer van overtuigd dat contracten moeten worden gemanaged. Alle contractueel vastgelegde verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden, tarieven en verantwoordelijkheden rond een overeenkomst moeten worden gemanaged. Dat geldt ook voor ook hiaten, onduidelijkheden, onjuistheden en gewenste wijzigingen in het contract. Degene die vanuit zijn organisatie de verantwoordelijkheid draagt om bovengenoemde zaken met de wederpartij te regelen heeft de rol of functie van contractmanager.
Veel organisaties, zoals ziekenhuizen, overheidsinstellingen en nutsinstellingen, maar ook ondernemingen, banken en verzekeraars, zijn voor hun bedrijfsvoering van honderden contracten afhankelijk. Steeds meer diensten worden uitbesteed en veel geld wordt door contracten afgedekt. Daardoor is zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid een nieuwe functie, namelijk die van contractmanager, ontstaan. Hoewel contractmanagement vaak niet tot de core business van een organisatie wordt gerekend, vertegenwoordigt het wel een aanzienlijk operationeel en financieel belang.
Maximaliseren en minimaliseren
Succesvol contractmanagement richt zich op het maximaliseren van de contractprestaties en tegelijkertijd het minimaliseren van contractrisico’s, in opdracht van de contracteigenaar. De betreffende contractmanager voert dit uit op basis van een gedelegeerde verantwoordelijkheid, bijbehorende bevoegdheden en een gedegen contractmanagementproces. Bij voorkeur in open en transparante samenwerking met klanten, leveranciers en interne betrokkenen waarbij er ruimte is voor:
- het optimaliseren van de gezamenlijke doelstellingen;
- het aanpassen aan de wijzigende omgeving en invloeden;
- het vernieuwen en innoveren vanuit beide partijen.
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor CFO’s van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de richtlijn voor Permanente Educatie. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
