Het bedrijfsleven wil het wettelijk mogelijk maken dat algemene vergaderingen volledig digitaal kunnen worden gehouden. Om daaraan tegemoet te komen, heeft het Ministerie van Justitie en Veiligheid het voorontwerp van de Wet digitale algemene vergadering rechtspersonen (verder het voorontwerp) voor consulatie gepubliceerd.
Op basis van de Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid hebben rechtspersonen afgelopen jaren veelvuldig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om volledig digitaal te vergaderen. Deze tijdelijke noodwet is per 1 februari 2023 niet meer van kracht en daarmee is een einde gekomen aan de mogelijkheid voor rechtspersonen om volledig digitaal te vergaderen. Vanuit het bedrijfsleven klinkt daarentegen (nog steeds) een duidelijke wens om het wettelijk mogelijk te maken dat algemene vergaderingen volledig digitaal kunnen worden gehouden. Veel gehoorde motieven hiervoor zijn het vergroten van de aandeelhoudersbetrokkenheid, tijd- en kostenbesparingen en duurzaamheid omdat er minder reisbewegingen zijn. Om aan deze wens tegemoet te komen is op 7 december 2022 dus het voorontwerp voor consulatie gepubliceerd.
Huidige wettelijke regeling
De huidige Nederlandse wetgeving heeft als uitgangspunt dat de algemene vergadering in fysieke vorm moet plaatsvinden. In de statuten van de vennootschap is het mogelijk om gedeeltelijk van dit uitgangspunt af te wijken: je kunt bepalen dat de aandeelhouders online door middel van elektronische communicatiemiddelen aan de fysieke algemene vergadering mogen deelnemen. In dit kader wordt ook wel gesproken van een ‘hybride’ algemene vergadering. Voor het houden van dergelijke hybride vergadering is het in ieder geval vereist dat de aandeelhouders en leden (1) via het elektronisch communicatiemiddel moeten kunnen worden geïdentificeerd, (2) rechtstreeks moeten kunnen kennisnemen aan wat er in de vergadering wordt besproken en (3) hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen. Op dit moment voorziet de wet niet in de mogelijkheid van een volledig digitale vergadering.
De oproeping voor een algemene vergadering kan, op basis van de huidige wetgeving, alleen elektronisch geschieden als en voor zover de aandeelhouders of andere vergadergerechtigden hiermee instemmen.
Voorontwerp
Van 7 december 2022 tot en met 6 februari 2023 heeft het voorontwerp ter internetconsultatie gelegen. Deze borduurt enigszins voort op de Tijdelijke wet Covid-19 en voorziet voor privaatrechtelijke rechtspersonen (zoals de besloten vennootschap, naamloze vennootschap en coöperatie) in een permanente wettelijke regeling voor een volledig digitale vergadering. Bij de besloten en naamloze vennootschap schrijft het voorontwerp een statutaire basis voor om een volledige digitale algemene vergadering te kunnen houden. Dat is voorgesteld om ervoor te zorgen dat een dergelijke vergadering voldoende draagvlak heeft binnen een vennootschap.
Het uitgangspunt is dat de digitale vergadering de fysieke algemene vergadering zoveel mogelijk spiegelt. Dat betekent dat de aandeelhouders en leden volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering. Alsof zij bij de fysieke vergadering aanwezig waren. Het voorontwerp bepaalt dan ook dat de aandeelhouders en leden (1) via een elektronisch communicatiemiddel moeten kunnen worden geïdentificeerd, (2) hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen, (3) via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel (dat wil zeggen met beeld én geluid) rechtstreeks kennis moeten kunnen nemen wat in de vergadering wordt besproken en (4) aan de beraadslaging moeten kunnen deelnemen. Het tweezijdige audiocommunicatiemiddel zou de interactie tussen het bestuur, de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden zoveel mogelijk moeten borgen.
Naast de mogelijkheid van het houden van een volledig digitale algemene vergadering, moderniseert en vereenvoudigt het wetsvoorstel ook de regels voor de de oproeping van een algemene vergadering. Zo vervalt het instemmingsvereiste van een aandeelhouder om elektronisch opgeroepen te kunnen worden. In de oproeping tot een volledig digitale of hybride algemene vergadering moet informatie worden opgenomen over de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht via een elektronisch communicatiemiddel.
Implementatie
Met het voorontwerp onderkent de wetgever de wens vanuit de praktijk om het wettelijk mogelijk te maken dat algemene vergaderingen volledig digitaal kunnen worden gehouden. Het is nog niet bekend wanneer het voorontwerp, eventueel aangepast naar aanleiding van reacties uit de consultatie, bij de Tweede Kamer als wetsvoorstel wordt ingediend. Het is dan ook lastig momenteel een uitspraak te doen over wanneer het voorontwerp in werking treedt. Tot het in werking treedt, is het op dit moment (enkel) mogelijk om fysiek, of als de statuten dit bepalen, hybride, een algemene vergadering te laten plaatsvinden.
Arnout Rodewijk is sinds november 2011 werkzaam bij HVG Law LLP binnen de expertise Corporate restructuring. Arnout richt zich voornamelijk op nationaal en internationaal ondernemingsrecht en contractenrecht. Daarnaast heeft Arnout ervaring met zaken op het gebied van (internationale) transport en logistiek.
