Guido Oudejans, Vice-President Finance bij TomTom: “Snel afsluiten is continu werken aan verbeteringen van processen”

Snel afsluiten is geen doel op zich, maar het geeft wel een signaal af aan stakeholders dat TomTom de processen in control heeft. “Fast closen is met je financeteam continu werken aan procesverbetering, innovaties en automatisering”, zegt Guido Oudejans, Vice-President Finance bij TomTom.

Oudejans is verantwoordelijk voor tachtig professionals in de service unit shared services met daarin finance, payroll, travel en procurement services. Amsterdam en India hebben ieder ongeveer 35 medewerkers, de overige 10 zijn werkzaam in de VS en voor payroll services in Polen en Duitsland. “We hebben met hen gevierd dat we op één zijn gekomen in het financial close-onderzoek. Dat we op één uitkwamen over 2022 was niet helemaal een verrassing, nadat we al jaren in de top stonden. Maar het was ook weer niet vanzelfsprekend. Je kunt pas het snelste sluiten, als je continu bezig bent met verbeteringen in je financiële processen. Maar dat doen andere bedrijven ook. Waar je dan uitkomt, is dan altijd nog de vraag. Het belangrijkste om snel af te sluiten is in elk geval de ambitie hebben om continu een verbeteringspad te volgen.”

Lees ook: Stappenplan fast close: Breng efficiency in het afsluit- en rapportageproces

In de praktijk komt dat volgens Oudejans neer op een combinatie van verwijderen van waste en complexiteit, processtandaardisatie, het aanbrengen van optimale checks and balances en een uniform ERP-systeem, aangevuld met goed opgezet rapportagesysteem in PowerBI. Verder hebben we smart tooling zoals robotic processs automation. “Zie de financiële rapportages als een machine die je continu beter wilt maken. Door handmatige tussenstappen eruit te halen, complexiteit te verminderen, processen te stroomlijnen en zoveel mogelijk te automatiseren zodat er minder fout kan gaan.”

Roadmap voor verbetering

De Vice-President Finance raadt organisaties die voor een snelle afsluiting van de boeken willen gaan, dan ook aan een plan, een roadmap, op te stellen. “Welke stappen moet ik als organisatie zetten om tot een snellere afsluiting te komen? Breng daarbij de huidige processen die tot consolidatie leiden in kaart. Waar zitten dan de vertragende factoren? Vaak zijn dat factoren die in het verleden zijn ontstaan – ‘we doen dat nu eenmaal altijd al zo’ – maar die geen waarde toevoegen.”

“Ook kunnen het controls zijn die voor het proces van rapporteren weinig toevoegen. Ruim dat soort drempels op. Zorg daarbij voor zoveel mogelijk standaardisering. We kennen wereldwijd dezelfde procesportfolio, dezelfde charts of accounts, werken in hetzelfde ERP-systeem en kennen dezelfde stramienen. Als er lokaal toch een vertaling van onze, op basis van IFRS gerapporteerde cijfers, moet komen om daarmee een filing te laten voldoen aan lokale regels, dan besteden wij dat uit. Wij vinden het belangrijk dat we in finance met name de expertise in IFRS opbouwen.”

Lees ook: Fast close: kenmerk van in control zijn

Het hele jaar door er aan werken

“Verder kun je het hele jaar door al werken aan de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid van de cijfers”, vervolgt Oudejans. “We sluiten vier dagen na een maand dan wel kwartaal onze cijfers af bijvoorbeeld. Dat biedt al een basis voor de eindafsluiting van het jaar. Op 30 september cijfers hebben we een semi-jaarafsluiting, een zogenaamde hardclose. Op basis daarvan kan de accountant zijn controlewerkzaamheden doen. De cijfers van de laatste maanden van het jaar volgen dan zo snel mogelijk na einde jaar. Door die manier van werken heb je einde jaar veel minder werk en kun je ook snel de boeken sluiten.”

“Dit vraagt wel om strakke afspraken met de controlerend accountant, in ons geval EY. Je wilt dat zij zo goed mogelijk op onze systemen zijn aangesloten. Aan die kant zie je ook de trend dat de controles via hun ICT-systemen lopen en eigenlijk meer en meer een continu proces door het hele jaar heen zijn. Dat is continuous accounting en monitoring. De bevindingen die ze daaruit halen, zijn voor ons dan weer input voor aanpassingen in onze processen en checks and balances.”

Optimaal ingeregeld

De Vice-President noemt het een uitdaging om weer bij de topafsluiters te komen nadat TomTom volgend kalenderjaar vanwege wettelijke rotatievereisten van accountant moet wisselen. “We hebben het nu optimaal ingeregeld met onze accountant. De wettelijke verplichting om te moeten wisselen van accountant, vind ik een logische. Daardoor kijkt de volgende controlerend accountant weer met een frisse blik tegen onze AO/IC en de cijfers aan.”

“Daar leer je altijd weer van en het houd je scherp. Maar het maakt het moeilijker om de snelheid te halen die je nu met je ingewerkte accountant hebt. Nu heeft EY ervaring op basis van eerdere jaren, is de dataset bekend, heeft de mapping plaatsgevonden en kunnen ze continu analyses uitvoeren. Dat moet je als nieuwe accountant weer opnieuw neerzetten. Daarbij komt dat we overgaan naar S/4Hana per januari 2024. We sluiten nog wel in onze huidige SAP af. We hebben continu de ambitie om snel af te sluiten maar we moeten ook de kwaliteit waarborgen. Het mag nooit ten koste van de kwaliteit gaan.”

Lees ook: Trendonderzoek financial close 2022: Nieuwkomer Fastned dit jaar het snelst

Financiële dataset klaarzetten

Al met al gaat TomTom zo meer en meer naar een continue stroom van cijfers toe. “Zodat je in de toekomst met een druk op de knop snel je gebruikte financiële dataset vrij kunt geven voor het maken van analyses en scenario’s. Groot voordeel is ook dat businessonderdelen daarmee sneller weten hoe ze ervoor staan en ze dus ook sneller kunnen bijsturen als het resultaat van hun acties niet is wat ze ervan gehoopt hadden. Dus niet twee weken later, omdat dan al twee weken van de nieuwe periode verloren zijn gegaan.”

Snel afsluiten is zo een samenspel, zegt Oudejans. “Allereerst met de business die snel zijn cijfers invoegt in de systemen en daarvoor sneller analyses terugkrijgt. Maar ook een samenspel met shared services centers, corporate accounting en de extern accountant. Die samenwerking moet je strak opzetten, transparant maken voor iedereen en je moet iedereen goed op de hoogte houden van waar we in het proces staan.”

Meer tijd over voor analyses

Wie zijn afsluiting versnelt, houdt meer tijd over om aan de analyses van de cijfers te werken. Oudejans: “Business controllers beschikken sneller over de cijfers om hun managementteams van informatie te voorzien en hen met analyses te ondersteunen. Je zit veel korter op de bal en kunt sneller ontwikkelingen waarnemen. Dat maakt dan weer dat je sneller financiële middelen opnieuw kunt alloceren als de situatie daarom vraagt of scenario’s kunt maken over waar dat betreffende businessonderdeel naartoe zou kunnen gaan. Dat versnelt het beslissingsproces.”

“Uiteindelijk wil je van een push van de financiële cijfers naar een pull toe. Daarmee bedoel ik dat managers zelf uit de cijfers hun dashboards op kunnen halen om die dwarsdoorsnedes te maken waar zij behoefte aan hebben. Dan zijn ze feitelijk niet meer afhankelijk van door finance gemaakte rapporten om te weten hoe ze ervoor staan.”

Lees ook: TomTom en ASML snelst met de jaarcijfers

Technologiegedreven

Finance binnen TomTom kan niet anders dan technologie gedreven zijn, constateert Oudejans. “We zitten in een technologie-omgeving. Onze interne afnemers verwachten dat wij de nieuwste tools in huis hebben. Dat maakt de digitale agenda dus ook relevant voor finance. Daarmee kun je als finance betere services aan de business geven. Ik verwacht dat die services steeds meer digitaal worden en dat dat een vlucht neemt. Daarmee verandert ook de functie van de controller. Die moet mede zorgen dat data relevant en betrouwbaar zijn en vierentwintig uur, zeven dagen in de week beschikbaar zijn voor de business. De controller wordt dan ook meer en meer een informatiefacilitator.”

Als automatisering zo’n grote rol speelt, is financial control dan nog wel nodig? “Laat ik het zo zeggen: financial control kun je makkelijker onderbrengen in procesoptimalisaties en systemen dan businesscontrol. In financial control kunnen we nog talloze slagen in maken en dat is ook het doel. Je wilt daar steeds minder gebruikmaken van menselijke touch points.”

Chemie met de business

Business control heeft volgens Oudejans nog altijd te maken met chemie met de business. “Daar moet je weten wat er speelt en er zit een belangrijk communicatief element in. In financial control gaat kunstmatige intelligentie een rol spelen. Dan kan de computer analyses trekken uit een dataset. Je moet als controller dan wel weten of de computer op basis van de juiste data en de juiste processen conclusies trekt. En dus ook meer weten over de werking van ICT-systemen. Staan de checks and balances juist ingesteld? Je moet de black box kunnen doorgronden.”

Procesoptimalisatie, digitalisering van het proces en AI gaan de financeafdeling smaller maken, constateert Oudejans. “Samen met de ICT-afdeling moet je nadenken over volgende stappen om de rapportagemachine continu te verbeteren. Zonder dat je de controle verliest. Precies die ambitie moet je binnen finance hebben als je wilt versnellen. Daar zit ook het werkplezier van financials die daardoor continu nieuwe kennis en vaardigheden opdoen. De mogelijkheid om daar aan te kunnen werken, trekt ook weer nieuwe financials aan. Hier kunnen ze daadwerkelijk impact maken in de processen.”

Datasets klaarzetten

Ziet Oudejans het tot realtime accounting komen? “Ja. Als beursgenoteerd bedrijf zijn we gehouden aan het wettelijke kader van de jaarverslaggeving. Maar dat specifieke moment in tijd van de jaarrekening wordt steeds minder belangrijk. Het is, om het zo te zeggen, meer een afdruk vanuit de consolidatiemachine op dat moment. En dat afdrukmoment moet worden gecontroleerd. De evolutie gaat naar het continu klaarzetten van door de accountant gecertificeerde dataset voor stakeholders en interne partijen. Daar kunnen zij zelf hun analyses op kunnen doen. Bijvoorbeeld over risico’s die de onderneming loopt, maar ook over hoe de onderneming benchmarkt ten opzichte van concurrenten.”

Het doel is duidelijk, het toekomstbeeld ook. Toch kan een nieuwe dataset, die van duurzaamheid en CSRD, een belemmering zijn voor een snelle afsluiting. “Toenemende regeldruk is er, keer op keer. Dat is niet nieuw. Ook CSRD kunnen we aan, maar het is niet evident. Toch houden we vast aan onze ambitie voor de rapportagesnelheid. We moeten over veel meer extra data rapporteren. Ik schat daarbij dat de impact voor ons als ICT-bedrijf minder is dan bijvoorbeeld bij een productiebedrijf. Maar dat er impact is voor het proces, is duidelijk.”

“We zijn nu bezig om te bepalen waarover we moeten en waarover we willen rapporteren. Naast compliance vanuit de CSRD wil je namelijk ook tot gedragsverandering komen. Je wilt financiële en niet-financiële cijfers naast elkaar kunnen zetten voor een impactanalyse op beide fronten. Hoe breed het rapportagepallet wordt, is nog te bepalen. We zitten nog in de bewustwordingsfase. Dat dit een hele kluif wordt voor de rapportage over 2024 is duidelijk.” Lachend: “Het voordeel is wel dat andere corporates in hetzelfde schuitje zitten en ook aan de CSRD moeten voldoen. Wat dat betreft is er een level playing field voor het financial close-onderzoek over dat jaar.”

Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 6

Volg Executive Finance op LinkedIn!