Actief achter de input voor het jaarverslag aanzitten en dat proces goed managen. Cijfers voor het grootste deel al verzamelen in het jaar dat je wilt afsluiten. En: goed samenwerken. Zie daar de ingrediënten voor de versnelling van de presentatie van de audited results van 22 dagen die Fagron bereikte. “Je moet strak vasthouden aan afspraken.”
Aan het woord zijn Erik Prins, global finance manager, Yvonne Wijnberg, global treasury and tax manager, en Karen Berg, global investor relations manager. Fagron is een internationaal bedrijf actief in een niche in Europa, Latijns-Amerika en Noord-Amerika. Die niche is grondstoffen leveren voor op maat gemaakte medicijnen. Berg: “Als je bij een dokter komt voor medicijnen, dan schrijft deze in 99 procent van de gevallen standaardmedicatie voor. Wij focussen ons wereldwijd op die 1 procent waarbij apothekers en ziekenhuizen specifiek voor een patiënt een medicijn bereiden.” Het hoofdkantoor van Fagron zit in Rotterdam. Aan Berg de vraag waarom snel afsluiten belangrijk is. “Wij zijn beursgenoteerd in Amsterdam en Brussel, waarbij Brussel onze hoofdnotering is. Een fast close laat zien aan beleggers dat je dat proces goed op orde hebt, maar dat was niet voor ons de hoofdreden. We presenteerden het jaarverslag pas in mei voor de algemene vergadering van aandeelhouders. Dan zit je al in het tweede kwartaal van het nieuwe jaar. Dan ben je dus nog bezig met het vorige jaar. Dat is zonde.”
Begonnen in oktober
Dat neemt niet weg dat Fagron altijd al half februari met de jaarcijfers komt. Berg: “Dat jaarverslag komt er dan nog wat achteraan. Daarbij merken we: hoe meer tijd je over het publiceren van het jaarverslag doet, hoe meer werk je creëert. Of anders gezegd: hoe langer je met publicatie wacht, hoe meer last je ervan hebt.” Wijnberg nam de coördinatie voor haar rekening. “Het belangrijkste wat we hebben gedaan is de planning heel strak neerzetten. We zijn gewoon eerder begonnen. Je hoeft echt niet tot einde jaar te wachten met het schrijven van sommige hoofdstukken. Wat eerder kan, moet je ook eerder doen. We zijn voor het jaarverslag over 2022 in september van dat jaar dan ook al begonnen met het maken van de planning. Waarna we in november echt van start gingen. We hebben ook precies benoemd wie wat op welk moment moet doen, over alle disciplines heen. Van legal en HR tot aan finance, het ESG-team, de raad van bestuur en de raad van commissarissen. Wat verwachten we van iedere collega?”
“Een fast close laat beleggers zien dat je dat proces goed op orde hebt, maar dat was voor ons niet de hoofdreden.”
Karin Berg
Prins: “Eerder beginnen is één, maar twee is de ambitie uitspreken dat we eerder willen zijn en waarom dat nodig is. Spreek die daadkracht uit. We gaan dit simpelweg zo oppakken met z’n allen. Als je dat dan zegt, dan moet je die ambitie borgen met deadlines en targets.” Wijnberg: “Je moet je daar dan ook strak aan houden, anders heeft het geen zin. Daarbij komt: je kent je collega’s en weet precies bij wie je voor de deadline nog even langsgaat om te informeren of de toegezegde informatie voor het jaarverslag ook echt komt. Verder leverden we zelf ook de informatie van voorgaand jaar aan, zodat ze een startpunt hadden op basis waarvan ze konden gaan schrijven.”
Checks and balances
Lokale landen rapporteren maandelijks hun cijfers volgens IFRS, beschouwt Prins. “In het consolidatiesysteem zitten de cijfers na de vijfde dag van iedere maand.” Berg: “Voor onze trading updates over het eerste en derde kwartaal brengen we onze omzetcijfers uit binnen twee weken na het kwartaaleinde.” Prins: “In het consolidatiesysteem zitten al checks and balances, bijvoorbeeld voor het omzetten van lokale valuta naar euro. Je kunt door het jaar heen wel al op basis van die cijfers het gesprek aan gaan met de accountant voor de audit, maar je zult toch tot einde jaar op de finale cijfers moeten wachten voordat deze met de cijfers aan de slag kan. Het belangrijkste moment is vervolgens toewerken naar de publicatie van de jaarcijfers half februari.” Berg: “Daar kijken beleggers en analisten vooral naar.” Prins: “Daarbij komt het voorbereiden van de raad van bestuur en raad van commissarissen voor dat moment. Daarna gaat de focus verder op het jaarverslag, waar dan al veel voor is gedaan.”
Afweging tussen kwaliteit en snelheid
Berg geeft aan dat Fagron een relatief kleine organisatie is. “We hebben ruim drieduizend medewerkers wereldwijd, maar de professionals die aan het jaarverslag werken zitten allemaal op het hoofdkantoor in Rotterdam.” Wijnberg: “We hebben een ‘platte’ organisatie waar je dus snel even contact kunt zoeken om zaken die voortgang behoeven te bespreken.” 22 dagen versnellen met het jaarverslag is een grote versnelling. Daarmee kwam Fagron bovendrijven in het financial close-onderzoek dat de Brightstone Group elk jaar verricht onder beursgenoteerde bedrijven als beste versneller van de audited results. Kan het nog sneller? Wijnberg lachend: “Een ding weten we zeker, die 22 dagen gaan we niet weer redden. Die sprong is te groot om nog een keer te kunnen maken.” Berg: “Maar het kan altijd sneller. Er zijn beursgenoteerde bedrijven die hun jaarverslag tegelijk publiceren met de presentatie van de jaarcijfers. Grootste hick up voor ons is nu dat we formeel het jaarverslag in het Nederland of Frans moeten deponeren. Duits kan eventueel ook. Dat moet omdat we een Belgisch bedrijf zijn en daar onze hoofdnotering is. Het document waar de accountant op aftekent, moet dan langs de vertaling en dat zorgt voor vertraging. Er zijn bedrijven in België die het wel lukt om gelijktijdig te publiceren, maar daar zijn wij nog niet.” Wijnberg: “Het streven is om zo snel mogelijk het jaarverslag neer te leggen, maar er zitten afhankelijkheden in. Fijn zou zijn om alvast hoofdstukken voor vertaling aan te bieden die toch al min of meer vastliggen. Dat haalt druk bij die vertaling weg. Let wel, er zit een correlatie tussen kwaliteit en snelheid. Dat blijft altijd een afweging.”
Continuous auditing
Bij sommige bedrijven kijkt de accountant door het jaar, onder het motto van continuous auditing, in de systemen van het bedrijf mee. Prins: “Die slag hebben wij nog niet gemaakt met onze accountant Deloitte. Dat is wellicht een punt waar we naar kunnen kijken. Omdat dat ook druk van de eindejaarscontrole kan afhalen. Maar ze analyseren al wel onze hele datadownload van het grootboek van het hele jaar. Daarnaast kan ook niet de hele controle virtueel. Bijvoorbeeld het on site controleren van de voorraden moet nog altijd fysiek gebeuren.” De samenstelling van de raad van commissarissen van Fagron is onlangs gewijzigd. Berg: “Daardoor is Ann Desender, CFO van het eveneens beursgenoteerde Belgische Barco, voorzitter van het auditcomité. Dat is erg dankbaar, want die brengt kennis van het proces van haar bedrijf met zich mee. Daardoor kun je vergelijken met onze eigen processen.”
Corporate Sustainability Reporting Directive
Vanaf 2024 moeten beurgenoteerde bedrijven volgens de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht rapporteren over hun impact op mens en milieu. Die extra verplichting zou het uitbrengen van het jaarverslag kunnen vertragen. Berg: “We zijn afgelopen jaar al begonnen met een tabel van wat toen nog de vermoedelijke elementen van CSRD waren. We bouwen die CSRD-informatie verder op, zodat het jaarverslag over 2024 niet ineens veel meer werk is. Het scheelt dat de wettekst van CSRD en vooral de reporting standaarden, ESRS, nu zijn uitgekristalliseerd, maar dat moet nog wel een vertaling krijgen naar de praktijk. Waar ik de meeste uitdaging zie is hoe we assurance van onze accountant krijgen op die informatie. Niet omdat de kwaliteit niet goed zou zijn, maar omdat het voor iedereen nieuw is om op ESG-informatie limited assurance te krijgen of te geven.” Prins: “Wij hebben een ESG-afdeling die zelfstandig opereert. Als finance ondersteunen we hen bij de consolidatie van de ESG-informatie vanuit de landen.” Berg: “Belangrijk daarbij is dat je CSRD niet alleen als een rapportageverplichting moet zien, maar vooral als uitgangspunt om je intrinsiek te verbeteren op de gebieden Environment, Social en Governance. We hebben er daarom voor gekozen om de verantwoordelijkheid voor ESG vooral bij de business neer te leggen. Zodat het niet een ‘moetje’ van het hoofdkantoor wordt. Concreet gaat het bij ons bijvoorbeeld over minder CO2-uitstoot en minder afval. Stappen maken op die gebieden zit nu eenmaal bij de business. We hebben wel onlangs in ons ESG-team een data-analist voor de rapportages aangenomen. Ook zijn we bezig datamanagementsoftware aan te schaffen om de ESG-informatie te consolideren vanuit de landen.”
Goede samenwerking
Wie wil versnellen, moet vooral investeren in een goede samenwerking tussen de verschillende betrokken disciplines in de organisatie, geven de drie mee. Wijnberg: “Breng de betrokkenen van tevoren in stelling en formuleer een strakke planning. Blijf vervolgens betrokken door collega’s te informeren en te reminden.” Prins: “De interactie tussen de teams is belangrijk. Zodat alle collega’s het nut van een versnelling inzien.” Berg: “Daarbij is het ook belangrijk de onderlinge afhankelijkheden te weten en te kennen. Voor de Remuneratiecommissie zijn de finale resultaten nodig om de RvC een voorstel te doen over de bonussen. HR moet in het remuneratieverslag rapporteren over de uiteindelijk toegekende bonussen. Het is eigenlijk een informatieketen. Daarbij is het voor HR belangrijk dat zij die informatie over het al dan niet behalen van targets zo snel mogelijk ontvangen zodat ze de Remuneratiecommissie kan informeren. Het helpt daarbij dat we korte lijntjes hebben. Ook dat versnelt het proces.”
Over Fagron
Fagron is een mondiale onderneming actief in farmaceutische bereidingen. Het bedrijf richt zich op het leveren van gepersonaliseerde farmaceutische zorg aan ziekenhuizen, apotheken, klinieken en patiënten in meer dan 30 landen wereldwijd. Ruim 3.000 medewerkers, inclusief meer dan 450 apothekers, werken dagelijks aan oplossingen en concepten, die inspelen op de behoeften van apotheker, voorschrijver en patiënt. Fagron, een afkorting van FArmaceutische GRONdstoffen, is in 1990 opgericht in Rotterdam en beursgenoteerd in Euronext Brussel en Amsterdam sinds 5 oktober 2007.
Dit artikel is verschenen in cm: 2023, afl. 9.
